< Retour au Centre d’aide

Faire la liste de vos besoins !

Tout d’abord, il faut savoir pour quoi voulez-vous utiliser la plateforme. Quels sont vos besoins ? Quelles informations souhaitez-vous communiquer au futur participant ? Quelles informations souhaitez-vous qu’il vous communique ?

 

C’est important car vous pourrez ainsi savoir quelles sont les fonctionnalités à utiliser et gagner du temps dans le paramétrage.

Personnalisez !

 

Ajouter une image

Illustrez votre formulaire avec une image personnalisée aux couleurs de votre événement ou de votre entité pour donner envie de participer. Ajoutez une image dans l’onglet Description – Image illustrant l’activité de la fiche activité concernée. L’image apparaîtra par défaut dans la partie supérieure gauche en dessous du bandeau image supérieur. 

L’image que vous souhaitez insérer doit être au format jpg ou png. La largeur maximum à respecter est de 800px.

 

 

 

 

L’image peut être utilisée uniquement en vignette, c’est à dire non visible sur le formulaire mais vous permettant de mieux repérer votre événement côté espace administrateur.

 

Ajouter un bandeau (image supérieure)  

Cet espace est souvent utilisé pour intégrer votre logo si vous en avez un ou un visuel illustrant votre thème ou secteur d‘activité. Le bandeau apparaîtra dans la partie supérieure de votre fiche sur toute la largeur. Par défaut, est utilisé le bandeau paramétré dans Mon Compte mais vous pouvez personnaliser ici avec un bandeau propre à cet événement.

 

Nous préconisons une image de largeur 1200 px, hauteur indifférente. 

 

 

 

 

Allez dans l’onglet Présentation – Quels blocs faut-il montrer ? et passez votre souris sur le bandeau image supérieur et cliquez dessus pour le modifier.

 

 

 

 

N’oubliez pas d’insérer un lien URL sur votre bandeau, par exemple l’URL de votre site internet !

 

 

 

 

Personnalisez à vos couleurs !

Si vous souhaitez modifier la couleur de fond de votre fiche c’est possible, le texte du formulaire c’est possible aussi. Rendez-vous dans l’onglet Présentation – Couleurs de la fiche concernée pour modifier la couleur des différents éléments de la fiche. Grâce au code couleur RVB, vous pouvez définir la couleur exacte de votre choix.

 

Vous pouvez définir des couleurs différentes pour :

 

• le fond du navigateur
• le bouton d’action
• le fond du formulaire
• le texte du formulaire

 

 

 

 

Si vous avez définit des couleurs par défaut dans la rubrique Mon compte – Paramétrage de la fiche activité, elles apparaîtront automatiquement dans votre fiche. Vous pouvez décider à tout moment de changer les couleurs et finalement remettre les couleurs définies par défaut en cliquant sur Couleurs par défaut.

 

Opter pour un mode de présentation différent du modèle par défaut

Si vous souhaitez aller encore plus loin dans la personnalisation de votre fiche vous pouvez cliquer sur le mode Avancée dans l’onglet Présentation – Mode de présentation de la fiche et intégrer directement du code html pour créer un formulaire qui ne ressemble à aucun autre !

 

 

 

 

Personnalisez votre communication !

Les emails de pré-inscription, confirmations d’inscriptions, champs du formulaire, le lien URL de la fiche, les factures ou tout autre justificatif sont eux aussi personnalisables !

 

Email de pré-inscription

Si vous souhaitez mettre en place une étape de pré-inscription, il faut se rendre dans l’onglet Inscription – Paramètres d’inscription et cochez Gérer une étape de pré-inscription. La fenêtre Paramétrage de la pré-inscription va s’ouvrir et vous permettre de définir le détail de cette étape. Nous avons paramétré par défaut un texte de pré-inscription mais si vous le souhaitez vous pouvez le personnaliser. Voir le tutoriel dédié à la pré-inscription

 

 

 

 

Email de confirmation d’inscription

Un email de confirmation d’inscription est défini par défaut, il reprend les éléments essentiels de l’inscription mais vous pouvez opter pour un email totalement personnalisé.

 

Dirigez-vous dans l’onglet Inscription – Paramètres d’inscription et cliquez sur Paramétrage de l’email de confirmation d’inscription reçu par le participant. Personnalisez en quelques minutes le texte qui accompagnera la confirmation d’inscription de vos participants à l’aide des variables d’inscriptions à votre disposition.

 

Dans la partie droite et par défaut, vous recevrez une copie de l’email de confirmation d’inscription directement sur l’email renseigné dans Mon compte. Vous pouvez toutefois désactiver cette fonctionnalité, modifier l’email destinataire ou ajouter des destinataires supplémentaires.

 

 

 

 

SMS de confirmation et rappel d’inscription

 

Vous pouvez paramétrer l’envoi de SMS de confirmation d’inscription et/ou l’envoi de SMS de rappel d’inscription. Consultez notre tutoriel dédié en cliquant ici.

 

 

 

 

Bandeau supérieur Email de confirmation d’inscription

Vous pouvez également ajouter un bandeau personnalisé en haut de votre email de confirmation d’inscription en cliquant sur Ajouter un bandeau à l’email dans l’onglet Inscription – Paramètres d’inscription – Paramétrage de l’email de confirmation d’inscription reçu par le participant. Nous préconisons une image de largeur 600px et une hauteur de 100px.

 

 

 

 

 

Tout comme le bandeau image supérieur, vous pouvez choisir d’intégrer le bandeau défini par défaut ou ajouter un bandeau personnalisé lors de la création de chaque fiche.

 

 

 

 

Personnaliser le lien URL de votre formulaire

Votre lien va être visible sur votre communication ? Rendez-le plus attractif en le personnalisant :

https://www.linscription.com/textepersonnel-n°_de_la_fiche

Exemple : https://www.linscription.com/campagne-emailing-6

Cliquez sur le lien proposé, puis suivez la procédure indiquée dans le menu Inscription, Lien d’inscription.

Attention, il faut toujours tester le lien avant de le communiquer, cliquez dessus pour vérifier qu’il renvoie bien sur votre fiche.

 

 

 

 

Attention, n’oubliez pas d’enregistrer votre fiche en haut à droite avant de fermer l’éditeur de votre fiche. Sans enregistrement, vos modifications seront perdues.

Pour aller plus loin !

 

Personnaliser vos Factures, e-billets et autres justificatifs 

Rendez-vous dans votre console administrateur rubrique Paramétrages – Modèles de justificatifs pour personnaliser ou modifier vos modèles de justificatifs (facture, note de frais, billet, reçu …).

 

 

 

 

 

 

Champs personnalisés du formulaire d’inscription

En complément des informations personnelles demandées au participant : nom, prénom et email étant obligatoire mais aussi numéro de téléphone, date de naissance, adresse postale …  ajoutez des questions complémentaires en fonction de vos besoins en cliquant sur Personnaliser les champs. 

 

Variez les types de questions : question ouverte (champ de saisie), sélecteur oui/non ou encore question avec proposition de réponse dans une liste déroulante. Vous pouvez également leur demander de joindre à leur inscription des documents comme un certificat médical par exemple (fichier). Pour les champs de saisie et fichier, c’est vous qui décidez de les rendre obligatoires ou non.

Cette fonctionnalité est accessible à partir de la formule Basic.

 

 

 

Une question ?

< Retour au Centre d’aide

Vous souhaitez intégrer un lien vidéo dans la Description détaillée de votre fiche activité, c’est tout simple.

 

 

 

 

Tout d’abord, rendez-vous sur la vidéo Youtube choisie, cliquez sur PARTAGER et ensuite sur Intégrer.

 

 

 

 

La fenêtre Intégrer la vidéo va s’ouvrir. Il vous suffit de copier l’ensemble du lien iframe en modifiant la taille : width=”560” par width=“420” et height=”315” par height=“250”.

 

 

 

 

Retour dans la partie éditeur de votre fiche, rubrique Description détaillée.

Cliquez sur HTML, collez le lien iframe et cliquez sur valider.

 

 

 

 

Votre vidéo a bien été intégrée à votre fiche activité, n’oubliez pas d’enregistrer avant de fermer l’éditeur de votre fiche.

 

Intégrer une vidéo n’aura jamais été aussi facile !

 

 

 

 

Vous pouvez intégrer une autre vidéo qu’une vidéo YouTube s’il y a un code de partage via une frame, sinon non.

 

Une question ?

< Retour au Centre d’aide

Les dispositions financières permettent d’affiner au plus juste vos propositions de paiements sur votre formulaire d’inscription. 

 

Paramétrer les dispositions financières

En déclarant votre activité payante dans Editer.. Nature s’affichent dans la rubrique les dispositions financières. 

Aidez-vous des ? ou bien passez la souris sur chaque paramètre afin de découvrir son utilité.

 

 

 

 

Proposer différentes options tarifaires

Les options tarifaires permettent de proposer différents tarifs associés à des paramètres de quantité, de quota, de dates de validité …

 

 

 

 

Gérer une grille tarifaire

La grille tarifaire permet une dégressivité en fonction d’une quantité sélectionnée directement dans le panier ou en provenance du choix des créneaux.

Vous décidez des tranches et renseignez le tarif unitaire à appliquer pour chacune d’entre elles.

 

Dans le cas où cette fonctionnalité est cumulée aux options tarifaires, vous décidez également sur quelle option tarifaire s’applique votre dégressivité.

 

 

 

 

Paramétrer un code promotionnel

Vous souhaitez proposer un code promotionnel à vos participants ?

La fonction Paramétrages du menu vous propose de créer des codes promotionnels, chaque code ayant ses propres caractéristiques (délai et ou nombre d’utilisation, pourcentage ou montant forfaitaire …)

 

Créer un code Promotionnel

1. Allez dans le menu Paramétrages et cliquez sur Codes promotionnels
2. Cliquez sur + Nouveau code
3. Saisissez les différentes caractéristiques de votre code puis validez
4. Il va maintenant s’agir de dire à quelle(s) fiche(s) ce code est rattaché

     

     – Soit directement depuis cette fenêtre.

       Entrez en modification et suivez les instructions qui indiquent comment affecter le code à l’ensemble des fiches ou bien d’en affiner l’utilisation.

    

    – Soit dans l’Editeur de chacune des fiches, en affectant les codes qui les concernent.

       Il vous suffit alors de cliquer sur Editer. Proposer un code promotionnel, la liste des codes disponibles apparaît et vous cochez ceux que vous souhaitez voir utiliser sur cette activité.

 

 

 

 

Il ne vous reste plus qu’à communiquer les différents codes créés aux participants éligibles.

 

Mode de règlement 

Vous choisissez quels sont les modes de règlement que vous acceptez pour cette activité.

Vous pouvez cocher jusqu’à 4 modes de règlement, seul le paiement par carte bancaire vous dédouane de l’encaissement.

 

• Carte bancaire : Cochable uniquement après que nous ayons validé votre RIB. Les règlements sont faits sur le compte bancaire de notre société Somaweb et vous sont réversés (déduction faite des coûts de transactions bancaire de 1.5% + 0.70€ TTC par transaction et associé à un état des ventes (voir Tarifs) ) dans les 72h ouvrés suivant la date de votre événement.

 

Nous constatons par expérience que ce mode de règlement limite les annulations de dernière minute.

• Chèque : vous mentionnez alors l’ordre du chèque et l’adresse postale à laquelle il doit être envoyé.
• Virement : vos coordonnées bancaires figureront sur l’email de confirmation d’inscription afin que le participant puisse y accéder
• Sur place, sur bon de commande, sur facture : toute la charge du recouvrement vous incombe

 

Plusieurs modalités de règlements par CB
Le règlement par CB intervient le jour même mais d’autres options s’offrent à vous* :
*Fonctionnalité disponible en Formule GOLD

Le report de la date de remise en banque des règlements CB vous permet de définir la date à laquelle vous souhaitez que les règlements soient encaissés ; très utile en pré-inscription, cette fonctionnalité évite les coûts de transaction bancaire sur les pré-inscrits non validés.

ou

Offrez la possibilité à vos participants de payer en plusieurs fois en CB, 1, 2* ou 3* fois sans coût supplémentaire.
* pour les règlements supérieurs à 200€HT.

 

En savoir + sur le règlement CB

 

Facture 

Quel que soit le mode de règlement proposé, vous pouvez proposer au participant de s’imprimer sa facture immédiatement suite à son inscription ou par la suite depuis son email de confirmation d’inscription.

 

Pour les règlements par carte bancaire, la facture éditée sera celle de Somaweb pour votre compte ; elle sera acquittée et son modèle non paramétrable.

 

Pour les autres modes de règlements, vous pouvez paramétrer votre propre modèle de facture ; celle-ci sera éditée, non acquittée par le participant dans l’attente de votre action d’encaissement. Une fois la réception du règlement confirmée, vous pouvez renvoyer la facture acquittée au participant.

 

Comment encaisser un règlement ?

 

• A partir des inscriptions, un bouton Encaisser apparait ; puis laissez-vous guider. Une fois l’encaissement terminé, vous pouvez envoyer au participant sa facture acquittée.

 

 

 

 

• A partir de Gestion – Règlements où vous retrouvez les mêmes fonctionnalités d’encaissement avec en plus la possibilité de filtrer sur les règlements en attente ou réglés en totalité, rechercher par nom, société ou n° d’activité.

 

Frais 
Vous pouvez imposer des frais de gestion ou des frais de port, frais forfaitaire ou par tranche qui s’afficheront en bas de votre panier et s’ajouteront automatiquement à ce dernier.

Ces frais se renseignent directement sur l’éditeur en cochant la case puis laissez-vous guider.

 

Acompte
Cette fonctionnalité vous permet de ne faire payer qu’un pourcentage du montant total demandé, vous restez en charge du recouvrement du solde.

 

Réduction
Permet de rendre permanente et apparente une remise en pourcentage ; une option vous permet de faire apparaître ou pas le prix de base. 

 

 

Une question ?

< Retour au Centre d’aide

La gestion en pré-inscription vous permet de valider la participation de chaque personne. Une fois le participant pré-inscrit, c’est vous qui décidez à partir de votre espace inscription de valider ou non son inscription.

 

 

 

 

 

 

La page Paramétrage de la pré-inscription va s’ouvrir, vous permettant de définir la cible concernée par la pré-inscription. 

 

Choisissez d’appliquer la pré-inscription :

 

• à tous
• s’ils n’appartiennent pas à un groupe de contacts

 

Si c’est le cas, il vous suffit de sélectionner dans la liste Sélectionnez un groupe, le groupe correspondant.

 

• les internautes dont les effectifs de la société sont inférieurs à un effectif défini par vous même
• ou encore les internautes qui n’ont pas choisi la carte bancaire comme mode de règlement.  

 

Si vous gérez une liste d’attente, le système déclenchera automatiquement le mode pré-inscription lorsque le quota principal sera atteint.

 

A partir de cette fenêtre vous pouvez également définir le nombre de places maximum accepté dans la gestion d’une liste d’attente. En savoir + sur la Gestion d’une liste d’attente

 

Une fois la cible définie, vous pouvez choisir d’utiliser le texte d’attente de la page et de l’email de confirmation de la pré-inscription par défaut ou de personnaliser le texte de l’email en cochant le texte de l’email est personnalisé. Il vous suffit de renseigner l’objet et le texte de votre choix. 

 

Vous pouvez intégrer directement des variables d’inscription dans votre email de confirmation de pré-inscription afin de personnaliser votre communication.

 

 

 

 

 

 

Une fois terminé, cliquez sur Retour.

Si vous souhaitez modifier à nouveau les paramétrages de la pré-inscription, il vous suffit de cliquer sur Paramétrer.

 

 Côté internaute – Pré-inscription & Email reçu après une pré-inscription

 

 

 

 

Côté administrateur -Si vous souhaitez valider les pré-inscriptions, cliquez sur le pictogramme liste de votre fiche concernée depuis le tableau de bord de l’espace admin.

 

 

 

 

Une fois sur la page des inscriptions de votre fiche, il vous suffit de cliquer sur le bloc Pré-inscrits pour valider définitivement les inscriptions. 

 

Cliquez sur Oui ou Non du pré-inscrit concerné pour faire basculer la pré-inscription en inscription.

 

 

 

 

Si vous validez l’inscription, l’inscrit est basculé automatiquement dans les inscriptions  Validées. Un e-mail sera automatiquement envoyé à l’internaute pour l’informer de son inscription.

 

 

 

 

Si vous annulez l’inscription, en cliquant sur Non, un email d’annulation de pré-inscription par défaut vous est proposé. Vous pouvez le modifier et cliquer sur Envoyer le mail.

Une fois l’email envoyé, le pré-inscrit sera automatiquement basculé dans les Désinscrits.

 

 

 

Une question ?

< Retour au Centre d’aide

1. Accès privé à un groupe de contacts
2. Accès privé par intégration des contacts directement dans l’éditeur

 

Créer un accès privé permet de privatiser les inscriptions à un formulaire à des personnes identifiées.

L’identification peut se faire par la création d’un groupe (à affecter à un formulaire) ou directement sur chacun des formulaires.

 

Pour chaque personne définie comme autorisée à s’inscrire vous pouvez limiter en quantité le nombre d’inscriptions permises et définir un tarif spécifique.

1. Accès privé à un groupe de contacts

 

Il faut tout d’abord créer un groupe de contacts. Cliquez dans le menu de votre espace administrateur sur Contacts > Vos contacts > créer un nouveau groupe. L’avantage de créer un groupe c’est que vous pourrez l’affecter à plusieurs fiches activités.

 

 

 

 

 

 

Une fois votre groupe créé, rendez-vous dans l’éditeur de la fiche dont vous souhaitez privatiser l’accès

Menu Description > Accès limité, cochez « L’accès est privé, réservé à une liste de contacts »

 

Affecter votre groupe de contact à votre fiche activité. Vous pouvez également ajouter des emails supplémentaires en les important ou en les saisissant.

 

 

2. Accès privé par intégration des contacts directement dans l’éditeur

 

Si vous n’avez pas créé de groupe de contacts, vous pouvez importer une liste de contacts directement ici ou bien saisir les différents emails concernés. Veillez bien à ce que les emails soient bien en colonne.

 

 

 

 

Dans tous les cas,

• Vous pouvez affiner vos droits d’accès en limitant les quantités disponibles ou bien en définissant un tarif particulier pour chaque contact.
• Si vous avez un doute sur vos adresses emails, tester la validité de celles-ci
• Vérifiez que vous retrouvez bien vos contacts dans la partie « Contacts ayant accès à l’activité » puis cliquez sur « Enregistrer l’accès privé pour ces contacts » et ensuite sur « Retour » pour terminer.

 

 

 

 

 

Votre formulaire d’inscription est désormais privatisé, lorsqu’un internaute tentera de s’inscrire, il lui sera demandé de renseigner son email pour vérifier si son accès est autorisé. Si l’email est autorisé il accèdera à l’inscription si ce n’est pas le cas, son accès sera refusé.

 

 

 

 

Une question ?

< Retour au Centre d’aide

Définir un quota liste d’attente à votre fiche activité va permettre aux internautes si votre atelier est complet, de s’inscrire quand même mais il sera automatiquement sur liste d’attente en attendant qu’une place se libère. 

 

Vous pouvez paramétrer une liste d’attente qui s’activera automatiquement dès lors que le quota de votre activité sera atteint. C’est vous ensuite qui validez définitivement l’inscription ou pas de l’internaute, c’est vous qui maîtrisez les profils participants !

 

Nous allons voir deux cas, tout d’abord si une fiche activité est à date unique et deuxièmement si une fiche activité propose plusieurs créneaux.

 

1.Fiche activité – à date unique

 

S’il s’agit d’une fiche activité à date unique, à partir de l’Éditeur avancé de votre fiche, menu Description, rubrique Accès limité, commencez par définir le quota maximum de participants à l’activité.

 

Cochez Limiter le nombre total de participants à l’activité à et renseignez le nombre. Configurez les autres paramètres selon votre besoin.

 

 

 

 

A présent, allez dans le menu Inscription, Paramètres d’inscription et cochez Liste d’attente. Vous allez être redirigé vers la fenêtre Paramétrage de la pré-inscription. Vous pouvez accéder à cette fenêtre en cliquant sur Paramétrer.

 

Pré-inscription ? C’est normal, dès que vous gérez une liste d’attente, l’outil déclenche automatiquement le mode pré-inscription dès lors que le quota principal de l’activité est atteint.

 

Vous définissez le nombre de places maximum accepté dans la liste d’attente dans Si vous gérez une liste d’attente, quota du nb de places dans la liste. Cliquez sur Retour si vous avez terminé.

 

 

 

 

Lorsque le quota maximum d’inscriptions pour l’activité est atteint, les inscriptions suivantes passent sur la liste d’attente. C’est vous à ce moment-là qui validerez définitivement l’inscription ou pas des inscriptions présentes en liste d’attente.

 

Exemple, le quota maximum de participants à l’activité est atteint, un nouvel internaute s’inscrit tout en sachant qu’il sera mis sur liste d’attente.

 

 

 

Côté internaute – Email reçu après une inscription sur liste d’attente

 

 

 

 

Côté administrateur – Vous souhaitez voir le détail des inscriptions, cliquez sur le pictogramme liste de votre fiche concernée depuis le tableau de bord de l’espace admin.

 

 

 

 

Vous avez une vue globale sur tous les statuts des inscriptions : Validés (quota maximum de l’activité), Abandons, Désinscrits, Absents et Préinscrits qui sont les inscriptions en liste d’attente. Cliquez sur Tous pour avoir une vision globale.

 

Pour passer un participant de liste d’attente à la liste principale, sélectionnez les Préinscrits et cliquez sur Oui.

 

A noter qu’il faudra auparavant désinscrire un participant de la liste principale Validés.

 

 

 

 

Vous pouvez également exporter les données de cette fiche en format csv. en cliquant sur Exporter. 

 

2.Fiche activité avec plusieurs créneaux

 

Concernant une fiche activité proposant plusieurs créneaux, rendez-vous dans le Paramétrage des créneaux de la fiche concernée. Lors de la création d’un nouveau créneau, en cliquant sur + Ajouter un créneau, vous retrouvez le champ Quota liste d’attente à définir.

 

 

 

Si vous souhaitez modifier le quota liste d’attente , il vous suffit de cliquer sur le pictogramme du crayon de la ligne du créneau concerné et vous retrouvez le champ Quota liste d’attente.

 

 

 

 

Si on retourne dans le détail des inscriptions, on retrouve la même présentation que pour une activité à date unique, si vous souhaitez voir le créneau réservé par le participant, il vous suffit de cliquer sur les trois points de la ligne concernée, et de cliquer sur Créneaux.

 

 

 

 

Côté internaute – Dès qu’un créneau est en liste d’attente, la mention Liste d’attente est mentionnée sur le créneau concerné. 

 

Si on est dans un cas de choix de créneaux multiples il n’est pas possible d’ajouter dans une inscription un créneau en liste principale et un créneau en liste d’attente.

 

Dans ce cas là, le participant est invité à s’inscrire à l’un et l’autre séparément.

 

Visuel 1 Choix unique // Visuel 2 Choix multiples

 

 

Vous pouvez exporter la liste des personnes en liste d’attente par créneau en cliquant sur Exporter à partir de votre fiche activité présente sur votre Espace Admin.

 

Vous arrivez sur la page Exportation des données de votre fiche et il vous suffit simplement de sélectionner le créneau que vous souhaitez et cliquer sur Liste d’attente dans la partie Les inscriptions sur créneaux.

 

 

 

 

Une question ?

< Retour au Centre d’aide

< Retour au Centre d’aide

Si vous souhaitez proposer votre fiche activité et formulaire en anglais c’est possible !

 

A la création de votre fiche dans l’éditeur avancé, par défaut, la fiche apparaîtra en Français. 

 

Si vous souhaitez la présenter exclusivement en anglais, c’est facile, décochez Français et cochez Anglais en haut à droite dans l’Éditeur avancé. Il vous faudra écrire l’intégralité des textes paramétrables de votre fiche en anglais. 

 

Les textes “figés” dans le formulaire et l’email de confirmation, eux, se traduisent automatiquement en anglais. 

 

 

 

 

 

 

 

 

Et voilà, votre fiche activité et le formulaire d’inscription apparaîtront en anglais. 

 

Si vous souhaitez laisser le choix de la langue à l’internaute, cochez les 2 cases, Français et Anglais. Un drapeau anglais apparaît pour chaque champ personnalisable dans l’éditeur avancé de votre fiche. Cela vous permet de saisir le texte dans les 2 langues.

 

Vous renseignez le texte en français dans le champ de l’éditeur, et pour renseigner le texte en anglais cliquez sur le drapeau du champ correspondant.

 

 

 

 

Côté internaute, un drapeau est présent en haut à droite de la fiche activité, lui permettant de choisir sa langue. Et voilà !

 

 

 

 

Une question ?