Questions fréquentes

Mon Compte Linscription.com

Comment puis-je mettre à jour les informations de mon compte ?

Vous pouvez mettre à jour les informations de votre compte en cliquant sur le bonhomme orange en haut à droite de votre espace administrateur ; seuls les utilisateurs super administrateurs ont la possibilité de le faire.

Comment créer plusieurs accès privés sur mon compte ?

Nous vous invitons à cliquer ici pour consulter le tutoriel.

De nouveaux collaborateurs font leur entrée au sein de notre entreprise, est-il possible de réserver de nouveau une formation ?

Tout à fait, le tarif est de 70,00€ HT, n’hésitez pas à faire une demande de devis depuis l’adresse : support@linscription.com

Fiche activité

Est-ce que je peux modifier la présentation et le descriptif de la fiche activité, alors que celle-ci est en cours d'inscription ?

Oui, vous pouvez modifier la présentation et le descriptif sans incidence sur les inscriptions.

Comment peut-on supprimer une activité ?

Vous ne pouvez supprimer une activité que si elle n’a jamais eu d’inscription et qu’elle est en mode « brouillon ».

Pourquoi la mention « indisponible » apparait sur ma fiche à la place de « s’inscrire » ?

Lorsque vous dupliquez votre atelier, l’outil active automatiquement le mode « brouillon ». C’est la raison pour laquelle cette mention apparait. Afin de faire apparaitre le bouton « s’inscrire » vous devez décocher le mode brouillon dans l’éditeur en haut à droite.

Est-il possible de poser des questions aux participants complémentaires aux informations personnelles ?

Vous pouvez rajouter des champs personnalisés dans le formulaire en vous rendant sur la fiche concernée puis sur « formulaire » puis « champs personnalisés ».

Vous aurez accès à :

5 questions en sélecteur Oui/non

2 questions en champs « Liste »

5 questions en saisie libre

Et jusqu’à 3 pièces jointes à télécharger

Comment puis-je modifier l'email de confirmation d'inscription ?

Une email de confirmation d’inscription vous est proposé par défaut mais vous pouvez aussi créer votre propre modèle dans votre éditeur avancé, dans le menu “Inscriptions”, “Paramètres d’envoi de l’email de confirmation d’inscription”. Vous pouvez personnaliser votre email de confirmation en utilisant les “Variables” à disposition.

Comment puis-je obtenir le lien URL de mon formulaire d'inscription ?

Nous vous invitons à consulter notre tutoriel dédié, en cliquant juste ici.

Comment proposer un atelier sur plusieurs jours ?

Simplement en créant un créneau multisessions – Voir le tutoriel

Comment intégrer un formulaire sur mon site internet ?

Nos formulaires peuvent s’intégrer de 2 façons à votre site internet, soit simplement en mettant un bouton d’action, « S’inscrire » par exemple et celui-ci renverra vers notre formulaire personnalisé à votre charte graphique ; soit en intégration en iframe, vous devez alors utiliser le champ html iframe. (voici le lien pour de la documentation https://developer.mozilla.org/fr/docs/Web/HTML/Element/iframe )

Comment réaliser un pointage post-activité ?

Si vous n’avez pas eu le temps de réaliser le pointage en ligne le jour même ou si vous récupérez un émargement papier, il est toujours possible de pointer en ligne rendant sur l’icône « Liste » figurant sur la vignette, puis « pointage ». Par défaut, seuls les créneaux à venir sont proposés mais en choisissant « Tous les créneaux », les créneaux passés s’affichent. Vous pouvez désormais démarrer votre émargement en cliquant sur « présent ».

Quelle est la différence entre le lien de mon catalogue et le lien de ma fiche ?

Votre catalogue permet la visibilité de votre offre de services. Tous les ateliers saisis sur Linscription.com sont recensés sur votre catalogue afin que les participants s’y positionnent.

Le lien de la fiche permet de faire du ciblage : si un participant est susceptible de se positionner sur un atelier donné, vous pouvez lui envoyer le lien URL de la fiche.

Gestion des créneaux

J’ai paramétré des créneaux mais ils n’apparaissent pas. Comment faire ?

Vérifiez la date de début de parution des créneaux concernés : ceux-ci doivent être antérieurs ou à la date du jour.

Peut-on paramétrer une date limite d’inscription pour chaque créneau ?

Vous pouvez paramétrer la date de fin de parution, qui correspondra à la date de clôture des inscriptions ; passé cette date, le créneau disparaitra. Voir le tutoriel

Comment exporter l’ensemble des informations de mes créneaux ?

Vous pouvez exporter pour chaque créneau de toutes les fiches le nombre d’inscrits, de présents, de désinscrits, les taux de remplissage, de présence et de désinscription.

En accédant à la rubrique Gestion > Exports > Les fiches > Par créneaux.

Participants

Comment désinscrire un ou plusieurs participants ?

Dans le détail des inscriptions, simplement en cliquant sur Désinscrire si vous souhaitez désinscrire l’ensemble des participants d’une même inscription.

Si vous souhaitez désinscrire un seul participant sur une inscription qui en comporte plusieurs, vous devez cliquer sur le nombre de participant puis sur l’icône poubelle de celui que vous souhaitez désinscrire.

 

Pour les activités payantes en ligne par CB, la désinscription entraînera le remboursement intégral du participant.

Dans le cas d’une désinscription partielle (ou d’un remboursement partiel), nous vous invitons à écrire à  comptabilite@linscription.com en précisant votre n° de client, celui de la fiche activité concernée, la référence d’inscription ainsi que le nom de la personne à désinscrire/rembourser (et le montant à rembourser le cas échéant).

Lorsque mon activité est annulée, comment prévenir le participant ?

La procédure d’annulation d’un créneau est simple et rapide !

 

Un lien d’annulation du créneau “Annuler créneau” depuis les 3 petits points du créneau permet de clôturer les inscriptions et propose l’envoi d’un modèle d’email (à paramétrer par vos soins, exemples créés) et ou SMS (si crédits SMS suffisants) à tous les participants.

Cette action entraîne la désinscription automatique et irréversible de tous les participants du créneau.

 

Uniquement disponible sur les formulaires gratuits.

Comment puis-je récupérer toutes les adresses emails des personnes inscrites à mes activités (sans devoir le faire pour chaque fiche ?)

Accédez à la rubrique « Gestion » puis « Exports » depuis votre menu Espace administrateur.

Une fois dans l’espace Exploitation des données de toutes les activités, allez dans l’espace « Les inscriptions » et cliquez sur « Par participants ».

Les participants ont-ils la possibilité de consulter l’historique de leurs inscriptions ?

Depuis son email de confirmation d’inscription, le participant (inscripteur) peut cliquer sur un lien lui permettant d’accéder par mot de passe à l’ensemble de ses inscriptions.

 

A son 1er clic, il lui est demandé de renseigner un mot de passe puis lors des inscriptions suivantes, en renseignant son email et son mot de passe, il accèdera à un espace depuis lequel il pourra : consulter ses inscriptions, les modifier (si vous lui en avez donné les droits), imprimer sa facture (si activité payante) et se renvoyer son email de confirmation d’inscription.

Communication

Est-ce que je peux intégrer des pièces jointes à mes emailings ?

Il n’est pas possible d’intégrer des pièces jointes mais vous pouvez en revanche créer un lien hypertexte, vers un .pdf par exemple, dans le corps de votre modèle d’email.

Comment puis-je savoir si mon emailing est parti ?

Vous pouvez vérifier que votre emailing a été envoyé depuis votre espace « Historique » d’emailing, colonne « Rapport » accessible depuis « l’Envoi d’un emailing ». Si une X est présente dans « Rapport », cela signifie que votre emailing n’a pas été envoyé. Nous vous préconisons de toujours « Envoyer un email test » avant d’envoyer un emailing à une cible.

Les SMS ont-ils un coût supplémentaire ?

Pack 300 SMS : 25€HT (0,083€ HT/SMS)
Pack 1000 SMS : 70€HT (0,070€ HT/SMS)
Pack 5000 SMS : 300€HT (0,060€ HT/SMS)

Vous pouvez créditer des SMS de la façon suivante :  Paiement par CB : Communication – SMS – acheter des crédits SMS

Paiement par virement : écrivez-nous à l’adresse support@linscription.com

Informations techniques

Où et comment sont hébergées mes données ?

L’hébergement de Linscription.com est assuré en France chez OVH. L’infrastructure est infogérée par la société Digital Network, agréée par OVH, basée à Gemenos (13), qui assure entre autre une supervision 24H/7J, l’intégrité et la confidentialité des données, une protection contre les attaques de type DdoS, un backup journalier des données. Un système de loadbalancing assure une répartition de la charge sur différents serveurs.

Sécurité et RGPD

Les données personnelles que vous communiquez sont traitées et stockées dans des conditions visant à assurer la sécurité des informations, et ce conformément à la loi européenne sur la Réglementation Générale sur la Protection des Données.

Chaque inscription peut être anonymisée à tout instant, c’est vous qui choisissez la durée de conservation de vos données.

Pour plus de détail, reportez-vous à l’article 9.3 des Conditions Générales d’utilisation.

Cookies et traceurs

Chaque page du site et chaque formulaire intègre un code permettant l’analyse dans Google Analytics. Chaque internaute en s’inscrivant a le choix d’accepter ou pas qu’un cookie soit posé sur son poste pour ne pas à avoir ressaisir ses informations personnelles lors d’une prochaine inscription.

Comment fonctionne l’envoi des emails ?

Notre société possède un compte adh’hoc chez Mailjet (solution d’emailing utilisée par + de 130000 entreprises). Tous nos emails transactionnels sont envoyés via ce compte grâce aux API qu’ils mettent à disposition. Chaque envoi est tracé.

FAQ Missions Locales

Questions générales

Quelle est la différence entre le lien de mon catalogue et le lien de ma fiche ?

Votre catalogue permet la visibilité de votre offre de services. Tous les ateliers saisis sur Linscription.com sont recensés sur votre catalogue afin que les jeunes s’y positionnent.

Le lien de la fiche permet de faire du ciblage : si un jeune est susceptible de se positionner sur un atelier donné, vous pouvez lui envoyer le lien URL de la fiche.

Comment créer un compte administrateur en lecture seule pour les conseillers ?

Accéder à la rubrique « Mon compte » en cliquant sur l’icône orange en haut à droite. Au bas de l’encart « contact », activez la fonctionnalité « plusieurs administrateurs gèrent ce compte ». Cliquez ensuite sur « nouvel administrateur » en renseignant les champs requis. Voir le tutoriel.

Où renseigner le quota de chaque atelier ?

Le quota se paramètre uniquement à l’intérieur du créneau. N’hésitez pas visionner notre tutoriel qui concerne le paramétrage des créneaux.

Comment réaliser un pointage post-atelier ?

Si vous n’avez pas eu le temps de réaliser le pointage en ligne le jour même ou si vous récupérez un émargement papier, il est toujours possible de pointer en ligne rendant sur l’icône « Liste » figurant sur la vignette, puis « pointage ». Par défaut, seuls les créneaux à venir sont proposés mais en choisissant « Tous les créneaux », les créneaux passés s’affichent. Vous pouvez désormais démarrer votre émargement en cliquant sur « présent ».

Comment proposer un atelier sur plusieurs jours ?

Simplement en créant un créneau multisessions – Voir le tutoriel

Pourquoi la mention « indisponible » apparait sur ma fiche à la place de « s’inscrire » ?

Lorsque vous dupliquez votre atelier, l’outil active automatiquement le mode « brouillon ». C’est la raison pour laquelle cette mention apparait. Afin de faire apparaitre le bouton « s’inscrire » vous devez décocher le mode brouillon dans l’éditeur en haut à droite.

Comment réserver l’inscription de certains ateliers aux conseillers ?

En activant l’accès privé : dans l’éditeur, rendez-vous dans la rubrique « Accès limité » et cochez la fonctionnalité « l’accès est privé, réservé à une liste de contact ». Une page s’ouvrira, intégrez-y les personnes autorisées à s’inscrire ou le mail du/des conseiller(s).

Est-il possible de personnaliser le formulaire d’inscription ?

Vous pouvez rajouter des champs personnalisés dans le formulaire en vous rendant sur la fiche concernée puis sur « formulaire » puis « champs personnalisés ».

Vous aurez accès à :

5 questions en sélecteur Oui/non

2 questions en champs « Liste »

5 questions en saisie libre

Et jusqu’à 2 pièces jointes à télécharger

Lorsque mon atelier est reporté ou annulé, comment prévenir le jeune ?

Procédure :

  1. Arrêt des nouvelles inscriptions en renseignant une date antérieure au créneau
  2. Utilisez notre fonctionnalité d’emailing intégré pour prévenir les inscrits de l’annulation ou du report
  3. Désinscrire les participants:

Depuis votre Espace Administrateur, cliquez sur l’icône permettant la visualisation des inscrits puis cliquer sur le bouton « désinscrire » pour chaque participant inscrit sur le créneau annulé

Comment puis-je supprimer une activité ?

Vous ne pouvez supprimer une activité que si elle n’a jamais eu d’inscription et qu’elle est en mode « brouillon ».

De nouveaux collaborateurs font leur entrée au sein de la Mission Locale, est-il possible de réserver de nouveau une formation ?

Tout à fait, le tarif est de 70,00€ HT, n’hésitez pas à faire une demande de devis depuis l’adresse : support-ml@linscription.com

Est-ce possible d’utiliser l’outil pour un autre usage que les ateliers ?

Pour cela, vous devez rendre vos fiches privées. Cochez le mode « privé » dans l’éditeur en haut à droite afin que cette fiche n’apparaisse pas dans votre catalogue. A gauche, le bouton « lien » vous donnera accès au lieu URL que vous devrez partager aux participants afin qu’ils procèdent à leur inscription.

Comment paramétrer une fiche activité qui ne doit pas permettre les inscriptions en ligne ?

Etape 1. Créez une fiche activité en cochant avec “créneaux multiples” mais ne saisissez pas de créneaux

Etape 2. Cochez activité permanente

Etape 3. Modifiez le texte du bouton d’action afin qu’il corresponde à votre usage  et modifiez le texte qui s’affiche lorsqu’il n’y a plus de créneaux dispos.

Gestion des créneaux

Peut-on paramétrer une date limite d’inscription pour chaque créneau ?

Vous pouvez paramétrer la date de fin de parution, qui correspondra à la date de clôture des inscriptions ; passé cette date, la session disparaitra du catalogue. Voir le tutoriel.

J’ai paramétré des créneaux mais ils n’apparaissent pas sur mon catalogue. Comment faire ?

Vérifiez la date de début de parution des créneaux concernés : ceux-ci doivent être antérieurs ou à la date du jour.

Comment exporter l’ensemble des informations de mes créneaux ?

Vous pouvez exporter pour chaque créneau de toutes les fiches le nombre d’inscrits, de présents, de désinscrits, les taux de remplissage, de présence et de désinscription.

En accédant à la rubrique Gestion > Exports > Les fiches > Par créneaux.

Planning des jeunes

Comment mettre en place le planning du jeune ?

Dans votre Espace Administrateur, une vidéo tuto a été réalisée pour vous accompagner dans la mise en place du planning jeune.

Qui a accès au planning du jeune ?

Une fois que le planning du jeune a été mis en place, celui-ci y aura accès depuis le catalogue, et le conseiller depuis l’Espace administrateur.

Comment faire si le jeune n’a pas réussi à initialiser son mot de passe pour l’accès au planning ?

Vous avez la main pour effectuer un renvoi de l’email d’initialisation du mot de passe.

Depuis votre Espace administrateur : Dans le menu général à gauche, cliquez sur la rubrique « contact », « vos jeunes », puis positionnez votre curseur sur la ligne du jeune concerné et cliquez sur le petit crayon à droite. En bas de la page, vous pourrez procéder au renvoi depuis le bouton « email ».

Depuis le catalogue : vous pouvez également recommander au jeune de cliquer sur « Mot de passe oublié » en haut à droite.

Campagnes SMS

Les SMS ont-ils un coût supplémentaire ?

Vous bénéficiez de tarifs préférentiels dans le cadre de l’accord cadre signé le 02 juin 2022 avec l’UNML :

Pack 300 SMS (0,060 € / SMS): 18,00€ HT

Pack 1000 SMS (0,060 € / SMS): 60,00€ HT

Pack 5000 (0,060 € / SMS): 300,00€ HT

Vous pouvez créditer des SMS de la façon suivante :  Paiement par carte beau : Communication – SMS – acheter des crédits SMS

Paiement par virement : écrivez-nous à l’adresse support-ml@linscription.com

Comment créer un SMS de rappel ?

Dans l’éditeur de la fiche concernée, cliquez sur la rubrique « inscription » depuis le raccourci se trouvant à gauche, puis sur « paramètres d’envoi de SMS ».

Vous pouvez désormais personnaliser votre rappel qui se fera pour l’ensemble des créneaux ; vous pouvez aussi paramétrer des campagnes de SMS de rappel dans Communication – SMS.

Découvrez notre tuto sur le rappel SMS

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Je crée ma 1ère fiche en 4 étapes