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Nous allons vous montrer comment créer un groupe de contacts afin de gagner du temps dans vos prochaines communications, que ce soit pour inviter à une prochaine activité ou pour l’envoi emailing d’une relance par exemple.

 

La création d’un groupe de contacts va vous changer la vie ! 

 

A partir de votre espace admin, cliquez sur le menu Contacts, vos contacts.   

 

 

 

 

Vous arrivez dans la page Gestionnaire de contacts, vous allez pouvoir modifier des contacts, Créer des groupes de contacts ou encore Anonymiser des contacts.

 

Si vous souhaitez en savoir + sur comment Anonymiser des contacts, nous vous invitons à lire le tutoriel dédié en cliquant ici. 

Créons un groupe de contacts, commencez par cliquer sur + Créer un nouveau groupe, saisissez le nom que vous souhaitez pour votre groupe et cliquez sur Valider.

 

 

 

 

Vous avez deux possibilités pour ajouter vos contacts au groupe.

Soit vous importez vos contacts à partir d’un fichier au format *.csv en veillant à bien respecter la nomenclature du document. Cliquez sur + Fichier des contacts à importer une fois que votre document est prêt.

 

Astuce : aidez-vous du ? pour la nomenclature du document. 

 

 

 

 

Soit vous collez la liste des emails à ajouter dans l’encadré. Si vous souhaitez vérifier la validité des emails importés il vous suffit de cliquer sur Tester la validité.  

Une fois vos emails importés et testés, cliquez sur Intégrer ces contacts.

 

 

 

 

Vous retrouvez votre groupe de contacts créé dans la page Gestionnaire de contacts.

 

A partir de là, vous pouvez modifier le nom du groupe ou ajouter de nouveaux contacts en cliquant sur le pictogramme du crayon.

Accéder à la liste des contacts en cliquant sur le pictogramme Liste des contacts de ce groupe.

 

 

 

 

Si vous cliquez dessus, vous retrouvez l’ensemble des contacts de ce groupe que vous venez d’importer.

 

En cliquant sur la première loupe, vous pouvez rechercher un contact dans le groupe par contre si vous cliquez sur le pictogramme de la loupe de la ligne du contact souhaité vous pouvez rechercher toutes les inscriptions de celui-ci. 

 

Si vous cliquez sur le pictogramme du crayon, vous êtes redirigé vers la page Éditer du contact, dans laquelle vous pouvez modifier et ajouter des informations sur celui-ci. 

 

Par exemple, vous pouvez décider de toujours associer un code promotionnel à ce contact.

 

 

 

 

A partir de cette page, vous pouvez décider de rattacher le contact à plusieurs groupes, il vous suffit simplement de cocher les groupes et de cliquer sur Valider.

 

Vous pouvez également Anonymiser le contact depuis la page Contacts du groupe en cliquant sur le pictogramme du cadenas.

Si vous souhaitez en savoir + sur comment Anonymiser un contact, consultez le tutoriel dédié en cliquant ici. 

 

Retournez sur la page des groupes en cliquant sur Retour à vos groupes. 

A partir de la page Gestionnaire de contacts, vous pouvez Importer les contacts du groupe en cliquant sur le pictogramme Importer de la ligne du groupe souhaité. 

 

Cliquez sur le pictogramme @ si vous souhaitez envoyer un emailing à l’ensemble d’un groupe.

Vous retrouvez votre Groupe dans le champ Liste de diffusion. Si vous souhaitez savoir comment fonctionne l’envoi d’e-mail, cliquez ici pour consulter le tutoriel dédié.

 

 

 

 

Groupe de tous les contacts

Dès lors qu’un participant s’inscrit à une de vos activités, celui-ci est enregistré comme contact directement sans manipulation de votre part dans la liste Groupe de tous les contacts que vous retrouvez sur la page gestionnaire de contacts.

 

 

 

 

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Vous pouvez modifier un contact depuis deux accès à partir de la page Gestionnaire de contacts. 1er accès dans le cas où vous avez créer un groupe de contacts et le 2ème accès dans le cas où vous n’avez pas encore créé de groupe de contacts.

 

1er accès 

A partir de la page Gestionnaire de contacts, cliquez sur le pictogramme Liste des contacts de ce groupe du groupe dans lequel se trouve le contact. 

 

Une fois dans le groupe, il suffit simplement de cliquer sur le pictogramme crayon de la ligne contact souhaité. Si vous ne trouvez pas votre contact, cliquez sur le pictogramme de la loupe en haut de votre page pour le rechercher.

 

 

 

 

 

Après avoir accéder à l’Éditeur contact, il ne vous reste plus qu’à modifier ses informations. Depuis cette page vous pouvez rattacher le contact à des groupes supplémentaires. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur Valider.

 

2ème accès

Vous pouvez modifier un contact depuis un deuxième accès, rendez-vous dans le Gestionnaire de contacts, dans le Groupe de tous vos contacts.

On rappelle que dès lors qu’un participant s’inscrit à une de vos activités, ses informations sont automatiquement ajoutées à ce groupe. 

 

Il vous suffira donc de rechercher le contact dans ce groupe et de cliquer sur le pictogramme du crayon pour modifier ses informations.

 

 

 

 

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1. Pointer les présents à partir de la liste des participants
2. Pointer les présents à partir de la rubrique Contacts
3. Pointer les présents à partir d’un Qr-Code

1.Pointer les présents à partir de la liste des participants

L’administrateur de l’espace admin lance la fonctionnalité Pointage à partir de la fiche activité concernée en cliquant sur le pictogramme Liste des participants > Pointage.

 

 

 

 

 

 

La page de pointage varie en fonction d’une activité à unique ou d’une activité avec plusieurs créneaux.

 

Accès pointage d’une activité à date unique

 

 

 

 

 Accès pointage d’une activité avec créneaux

 

 

 

 

Il suffira à la personne en charge de l’émargement de cliquer sur Présent pour notifier la présence du participant.

2.Pointer les présents à partir de la rubrique Contacts

 

Un deuxième accès au pointage est possible à partir de votre espace administrateur en cliquant sur la rubrique Contacts > Pointer les présents. Vous êtes redirigé vers la page de Pointage dans laquelle il vous suffit simplement de renseigner le numéro de votre fiche activité pour retrouver l’ensemble de vos participants. 

 

Il est également possible d’émarger les présents directement en recherchant leur nom.

 

 

 

 

 

 

Cas d’une activité avec créneaux

 

Si vous souhaitez donner l’accès au pointage à plusieurs intervenants en fonction d’un créneau, il vous faudra avoir créé les différents intervenants et les avoir affecté à la fiche et à leur créneau. Vous pourrez envoyer depuis la console le lien URL personnalisé de l’accès au pointage aux intervenants. Si vous souhaitez en savoir +, consultez le tutoriel dédié à la Gestion des intervenants en cliquant ici. 

3.Pointer les présents à partir d’un Qr-Code

 

Si vous souhaitez flasher par Qr-code vos participants à leur arrivée, il vous suffit de vous rendre dans l’Éditeur de la fiche concerné rubrique Justifications > Pointage et de cliquer sur Gérer le pointage des participants par Qrcode.

 

 

 

 

Le QR-Code peut être intégré dans l’email de confirmation d’inscription mais aussi dans un justificatif (e-billet, badge..) si vous le paramétrez dans l’Éditeur de la fiche rubrique Justificatifs.

 

Inutile d’être équipé de douchette, de simples tablettes ou smartphones vous permettront de flasher. Il vous suffit simplement de déclarer les appareils de pointage que vous souhaitez utiliser. Consultez notre tutoriel dédié en cliquant ici.

 

A retenir que le QrCode est généré par inscription, quel que soit le nombre de participants inscrits en même temps. Si vous souhaitez un QrCode par participant, il faut limiter les inscriptions à une personne.

 

Dans le cas d’un flash QrCode pour une fiche avec créneaux, c’est également l’ensemble de l’inscription, donc des créneaux choisis qui est flashé.

 

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Dans le cadre d’une formation, l’attestation de présence constitue une preuve juridique permettant de justifier la présence du stagiaire à la formation. C’est une obligation légale prévue par le Code du Travail. 

L’attestation de présence est envoyée à la fin de la formation aux stagiaires présents.

 

a. Modèle d’attestation de présence

Linscription.com a créé pour vous un modèle d’attestation de présence. vous pouvez le trouver dans votre menu Paramétrages, Modèle de Justificatifs de votre espace admin.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vous pouvez modifier le modèle en cliquant sur le pictogramme crayon de la ligne concernée. Nous vous conseillons d’avoir une attestation de présence par défaut “généraliste” afin de vous éviter d’en créer une spécifique pour chaque formation, un gain de temps dans votre gestion !  

 

La variable %formateur% se remplace automatiquement par le nom de l’intervenant qui est rattaché à la fiche (si pas de créneau) ou au créneau.

 

b. Modèle emailing de l’attestation de présence

 

Nous avons créé pour vous un modèle d’emailing, vous pouvez le retrouver dans votre menu Communication, Modèles d’emailings – Envoi de l’attestation de présence. 

 

 

 

 

 

La variable %modele_numerodejustificatif% va se générer automatiquement à l’envoi. Le numéro renseigné est le numéro Réf. du modèle attestation de présence choisie.

 

 

 

 

c. Envoi de l’attestation de présence

 

Lorsque la formation est passée, si vous avez bien pointé vos participants, il vous suffit d’aller sur le tableau de bord de votre fiche et de cliquer sur Envoyer un emailing.

 

 

 

 

Renseignez le nom que vous souhaitez donner à cet envoi, il vous permettra de le retrouver dans la rubrique Historique par la suite. 

 

Fiche activité : il s’agit de votre fiche concernée. 

 

Rubrique Cible, sélectionnez Les présents et le créneau s’il s’agit d’une fiche avec créneaux pour retrouver tous les participants pointés le jour de la formation. (il y a dans les cibles Les présents à partir du moment où on a commencé à pointer, sinon ils n’y sont pas).

 

Pour le Modèle, sélectionnez l’Envoi attestation de présence que nous avons préparé pour vous ou sélectionnez celui que vous avez créé. En sélectionnant le Modèle, l’objet de l’email et l’email se remplissent automatiquement. Vous pouvez bien évidemment changer des éléments dans l’email ou dans l’objet si vous le souhaitez.

 

 

 

 

 

 

 

 

Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur Envoyer ou Programmer.

 

 

 

 

 

 

L’email a bien été reçu ainsi que l’attestation de présence, il ne reste plus au participant qu’à cliquer sur le lien pour l’imprimer.

 

 

 

 

 

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Afin de procéder au pointage des participants, il vous faut tout d’abord enregistrer les appareils autorisés à pointer.

Pour se faire, cliquez dans votre menu sur Contacts – Appareils de pointage.

 

 

 

Vous arrivez dans la page Déclaration des appareils habilités à pointer des QR-CODE de billets.

Il vous suffit de cliquer sur + Nouvel appareil pour commencer à enregistrer votre appareil de pointage.

Nommez l’appareil, décidez d’un code d’identification et cliquez Valider lorsque vous avez terminé.

 

 

 

Vous pouvez à tout moment revenir sur cette page et modifier les informations de votre appareil en cliquant sur le pictogramme du crayon ou le supprimer en cliquant sur la poubelle.

Il ne vous reste plus qu’à flasher le QR-CODE de la page avec votre appareil et de renseigner le Code d’identification ainsi que le code identifiant du site, dans notre cas 5 404.

 

 

 

 

 

 

L’identification est terminée, le pointage peut être effectué, il ne vous reste plus qu’à flasher.

 

Si vous flashez à partir d’un téléphone ou d’une tablette selon le système d’exploitation (Android, iOS) une application pour flasher des QR Code sera nécessaire si votre appareil photo ne détecte pas les Qr-code.

 

Si vous utilisez une douchette, elle doit bien entendu lire les Qr-code mais aussi avoir un écran (qui permettra de lire le nom des participants) et idéalement une carte SIM ; certaines douchettes se connectent au Wifi mais sont moins efficaces que celles qui possèdent une carte SIM.

 

Lors du pointage, les noms et prénoms des participants apparaissent à l’écran accompagné d’un encart vert “Accès OK …”; de même si la personne a déjà été pointée, l’appareil le mentionne dans un encart rouge “KO , déjà pointé le …”. Dès qu’un pointage a été commencé, l’export de toutes les infos des participants précise la date et l’heure de pointage de chaque inscrit.

 

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1. Créer un modèle de justificatif
2. Modèles de justificatif
3. Joindre le justificatif à une inscription
4. Modèle emailing pour l’envoi de justificatif
5. Envoyer un justificatif à une liste de diffusion

1. Créer un modèle de justificatif

 

A partir de votre espace admin, accédez au menu Paramétrages – Modèle de justificatifs.

 

 

 

 

Commencez par cliquer sur + Créer un modèle.

 

 

 

 

Renseignez le Nom de votre modèle et votre texte. Une fois terminé, cliquez sur valider.

 

 

 

 

Une fois dans la page Modèles de justificatifs, vous retrouvez votre nouveau modèle de justificatif créé.

Si vous ne souhaitez pas créer un modèle, vous pouvez choisir d’utiliser un modèle de justificatif déjà créé.

2. Modèles de justificatif

 

Linscription.com a créé pour vous plusieurs modèles de justificatifs.
Rendez-vous dans votre page Gestion des modèles de Justificatifs de votre espace admin.

 

Prenons pour exemple un justificatif Attestation de présence.

 

 

 

 

Vous pouvez modifier le modèle en cliquant sur le pictogramme crayon de la ligne concernée. Pour le cas de l’attestation de présence, nous vous conseillons d’avoir une attestation de présence par défaut “généraliste” afin de vous éviter d’en créer une spécifique pour chaque formation, un gain de temps dans votre gestion !

 

La variable %formateur% se remplace automatiquement par le nom de l’intervenant qui est rattaché à la fiche (si pas de créneau) ou au créneau.

3. Joindre le justificatif à une inscription

 

Une fois dans l’éditeur de votre fiche concernée, cliquez sur le menu – Justificatif.

 

 

 

 

Vous retrouvez l’ensemble de vos justificatifs.
Il vous suffit de cocher les justificatifs que vous souhaitez joindre à l’inscription. Le participant aura la possibilité d’imprimer le justificatif à la fin de son inscription.

 

Une fois le justificatif coché, vous pouvez choisir de le modifier en cliquant sur le pictogramme du crayon et cliquer sur valider lorsque vous avez terminé.

 

 

 

 

Vous pouvez également permettre à l’acheteur d’envoyer le justificatif comme bon cadeau à un destinataire.

 

 

 

 

Une fois l’inscription finalisée, l’acheteur retrouve son justificatif, il pourra le retrouver également dans son email de confirmation d’inscription.

 

 

 

 

4. Modèle emailing pour l’envoi de justificatif

Exemple de justificatif : l’Attestation de présence

 

Nous avons créé pour vous un modèle d’emailing spécifique à l’attestation de présence, vous pouvez le retrouver dans votre menu Paramétrages, Modèles d’emailings – Envoi de l’attestation de présence.

Le procédé s’applique pour tout type de justificatif. Il vous suffit de créer un emailing propre à votre justificatif et de suivre les mêmes étapes que dans l’exemple.

 

 

 

 

 

 

La variable %modele_numerodejustificatif% va se générer automatiquement à l’envoi. Le numéro renseigné est le numéro Réf. du modèle de justificatif choisi.

 

 

5.Envoyer un justificatif à une liste de diffusion

 

Lorsque la formation est passée, si vous avez bien pointé l’ensemble de vos participants, il vous suffit d’aller sur le tableau de bord de votre fiche activité de cliquer sur Envoyer un emailing.

 

 

 

 

Renseignez le nom que vous souhaitez donner à cet envoi, il vous permettra de le retrouver dans la rubrique Historique par la suite.

Fiche activité : il s’agit de votre fiche concernée.

 

Rubrique Cible, sélectionnez Les présents et le créneau s’il s’agit d’une fiche avec créneaux pour retrouver tous les participants pointés le jour de la formation. (il y a dans les cibles Les présents à partir du moment où on a commencé à pointer, sinon ils n’y sont pas).

 

Pour le Modèle, sélectionnez l’Envoi attestation de présence que nous avons préparé pour vous ou sélectionnez celui que vous avez créé. En sélectionnant le Modèle, l’objet de l’email et l’email se remplissent automatiquement. Vous pouvez bien évidemment changer des éléments dans l’email ou dans l’objet si vous le souhaitez.

 

 

 

 

 

 

Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur Envoyer ou Programmer.

 

 

 

 

L’email a bien été reçu ainsi que l’attestation de présence, il ne reste plus au participant qu’à cliquer sur le lien pour l’imprimer.

 

 

 

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Gestion de l’antériorité des inscriptions (RGPD)

 

Vous allez pouvoir anonymiser les données personnelles de vos participants à partir de votre Espace admin, menu Contacts, rubrique Vos contacts.

 

“L’anonymisation rend impossible l’identification d’une personne à partir d’un jeu de données et permet, ainsi, de respecter sa vie privée.” CNIL

 

 

 

 

1.Anonymiser les données

 

Suite à une inscription, les données de vos participants sont collectées et stockées, celles-ci peuvent être anonymisées à tout moment depuis votre espace administrateur. Pour cela il vous suffit simplement de cliquer sur Anonymiser dans votre page Gestionnaire de contacts. 

 

L’anonymisation des données comprend l’ensemble des données personnelles renseignées par celui-ci lors de son inscription (nom, prénom, âge, adresse, email, numéro de téléphone).

 

C’est vous qui choisissez la durée de conservation de vos données en choisissant depuis cet espace d’anonymiser les inscriptions datant de plus de 1 semaine, 1 mois, 3 mois, 1 an ou 3 ans . Lorsque vous avez choisi, il vous suffit de cliquer sur Valider.

 

 

 

 

Vous êtes redirigé sur la page d’anonymisation des inscriptions antérieures à la période que vous avez indiqué. Vous retrouvez l’ensemble des inscriptions de cette période, à ce moment-là il vous reste seulement à cliquer sur Anonymiser pour valider.

 

Exemple

 

 

 

2.Anonymiser un contact qui en fait la demande

 

Un contact peut vouloir être anonymisé et vous en faire la demande. C’est très simple, il vous suffit d’accéder au Gestionnaire de contacts, Groupe de tous vos contacts. Cliquez sur le pictogramme de la loupe et rechercher votre contact avec son Nom prénom ou e-mail. 

 

Une fois votre contact trouvé, cliquez sur le pictogramme du cadenas de la ligne concernée pour anonymiser celui-ci.

 

 

 

 

3.Historique de l’anonymisation

 

Grâce à la fonctionnalité Historique vous allez pouvoir garder une “trace” de votre action.

 

L’historique est accessible après avoir cliqué sur Anonymiser depuis la page Gestionnaire de contacts en cliquant sur Historique.

 

 

 

 

A noter que tant que la date de votre activité n’est pas passée, les données des participants inscrits ne peuvent pas être anonymisées. Que ce soit pour un événement à date unique ou un événement avec des créneaux. Vous ne pourriez pas sinon établir la liste des présents.

 

Par exemple vous souhaitez anonymiser les inscriptions datant de plus de 7 jours. Si une inscription a été faite il y a 1 mois mais sur un créneau qui n’est pas encore passé alors cette inscription sera conservée telle quelle.

 

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