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Rappel : un serveur SMTP c’est quoi ?

Le Simple Mail Transfer Protocol (SMTP « protocole simple de transfert de courrier ») désigne un protocole standard de communication. Il est utilisé pour transférer du courrier électronique vers les serveurs de messagerie électronique.

Lors de l’envoi d’un e-mail, le serveur SMTP joue le rôle d’expéditeur. Il récupère le mail rédigé dans un logiciel de messagerie type Outlook ou dans un webmail, et le transfert au destinataire en passant par une succession de serveurs (les relais SMTP).

Sur Linscription.com par défaut, l’envoi de vos emails (confirmation d’inscriptions par exemple) se fait depuis les informations SMTP de Linscription.com. 

En choisissant cette méthode, vos emails peuvent parfois tomber dans les spams de votre destinataire si le nom de domaine Linscription.com ne passe pas le filtre antispam.

Pour éviter cet incident, une solution existe en utilisant votre propre serveur SMTP, car vous serez alors vous-même l’expéditeur des emails.  

Utiliser votre propre serveur SMTP

Si vous souhaitez utiliser votre propre serveur SMTP, accédez tout d’abord à votre espace administrateur Linscription.com, rubrique Mon compte > Envoi d’emails depuis Linscription.com.

Sélectionnez Utiliser votre propre serveur SMTP. L’email renseigné sera celui qui enverra désormais les confirmations d’inscriptions à la place du info@l1nscription.com .

Renseignez l’Adresse de votre serveur, le Port SSL (le port 465 est souvent le port par défaut) ou TLS (le port 587 est souvent le port par défaut) , votre Username ou adresse email SMTP et le Mot de passe de cette adresse e-mail. Sélectionnez SSL ou TLS selon ce que vous avez renseigné. Une fois que vous avez renseigné toutes les informations, cliquez sur TEST. Un message “L’email de test a été envoyé avec succès” va s’afficher.

Vous allez recevoir en suivant l’e-mail de TEST sur l’adresse e-mail que vous avez renseigné dans la rubrique Mon compte > rubrique Contact qui confirme que la modification de serveur SMTP a bien été prise en compte .

Si le message “Les informations saisies de votre serveur SMTP ne permettent pas d’envoyer un email de test.” s’affiche ou que vous ne recevez pas l’e-mail TEST, la modification de serveur ne sera pas validée. Vos e-mails seront donc toujours envoyés depuis le serveur SMTP de Linscription.com. 

Vérifiez bien les informations renseignées avant de re cliquer sur TEST. Si toutes vos informations renseignées sont correctes et que vous ne recevez toujours pas l’e-mail de TEST, il est possible que votre e-mail ne puisse pas fonctionner en SMTP (exemple google).

Une question ?

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Vous venez de terminer votre formulaire d’inscription et vous souhaitez le rendre accessible et visible depuis votre site internet.

Pour cela, il vous suffit simplement de copier / coller le lien de votre formulaire. Le lien est accessible dans votre fiche activité de plusieurs façons :

• 1er accès : Cliquez sur le pictogramme du crayon de votre fiche activité et cliquez en haut de l’éditeur avancé sur Lien

Une question ?

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Vous venez de terminer votre formulaire d’inscription et vous souhaitez le partager sur vos différents réseaux sociaux. Pour cela, il vous suffit simplement de copier / coller le lien de votre formulaire directement dans votre post. Vous pouvez retrouver le lien de votre fiche activité de plusieurs façons :

• 1er accès : Cliquez sur le pictogramme du crayon de votre fiche activité et cliquez en haut de l’éditeur avancé sur Lien

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Fonctionnalité accessible dès l’abonnement BASIC

1. Organisation de l’Espace emailing

a. Modèles emailing

b. Créer une campagne emailing

c. Programmer une campagne emailing

d. Consulter l’historique des campagnes

2.Envoyer des emails à partir du menu Contacts

1.Organisation de l’Espace emailing

Vous pouvez accéder à votre espace emailing depuis le menu Communication > Emailings.

Depuis votre Espace emailing, vous allez pouvoir :

a. Créer et modifier vos modèles d’emailing 

Cliquez sur Modèles emailing dans Campagnes & Paramétrages.

Une bibliothèque d’emails vous est proposée, vous pouvez les utiliser, les modifier selon vos besoins puis enregistrer vos modifications ou bien créer vos propres modèles en utilisant les variables d’inscriptions qui sont à votre disposition.

Pour en créer un nouveau cliquez sur + Créer un modèle.

b. Créer une campagne emailing

Depuis l’Espace emailing, cliquez sur Créer une campagne emailing dans Campagnes & Paramétrages.

Commencez par renseigner le Nom de la campagne, choisissez un nom unique qui vous permettra de retrouver la campagne facilement dans l’Historique des campagnes.

Ensuite vous pouvez choisir un modèle et renseigner la Cible à laquelle vous souhaitez envoyer la campagne :

• Les inscrits, non inscrits, désinscrits, pré-inscrits ou présent d’une fiche activité

Si vous choisissez l’une de ces cibles, sélectionnez la Fiche activité concernée.

Si votre fiche activité comprend des créneaux, il vous faudra sélectionner dans la Liste des créneaux, le et les créneaux souhaités.

Et une fois sélectionné, il vous faut cliquer sur Valider et ensuite sur la X.

Astuce : Vous pouvez renvoyer l’email de confirmation d’inscription à l’ensemble de vos inscrits en sélectionnant dans Cible > Les inscrits, Modèle > Email de confirmation d’inscription ainsi que la Fiche activité concernée.

Remarque : La cible “Pré-inscrits” est visible dès lors que la fonctionnalité de gestion de préinscription est activée sur la fiche Activité. De même la cible “Présents” est visible dès qu’un participant a été pointé en ligne.

• Un groupe de contacts

Si vous choisissez Un groupe de contacts comme Cible, sélectionnez dans la Liste de diffusion le groupe de contacts auquel vous souhaitez envoyer la campagne emailing.

Une fois votre cible définie, renseignez l’objet et rédigez votre email ou modifiez le texte si vous avez choisi un modèle.

Attention, toutes les variables ne peuvent pas être appliquées à l’ensemble des « Cibles ». Une fois votre cible sélectionnée, vérifiez bien les variables disponibles et utilisables.

Par exemple les variables pour « Les inscrits » ne sont pas toutes utilisables pour la cible « Un groupe de contacts ».

Avant d’envoyer votre campagne, nous vous conseillons de vous envoyer un email de test en cliquant sur Envoyer un email de test.

Renseignez une adresse email sur laquelle vous souhaitez recevoir l’email de test de la campagne et cliquez sur Valider. Attention, pour que le test fonctionne, votre email doit figurer dans la cible.

Vous pouvez décider si vous le souhaitez d’enregistrer la campagne en brouillon et revenir plus tard pour la programmer. Il vous suffit de cliquer sur Enregistrer & Quitter.

Si vous souhaitez poursuivre l’envoi de la campagne cliquez sur Envoyer ou Programmer.

Si vous souhaitez y accéder ultérieurement, cliquez sur Voir le détail dans le rapport Brouillon pour retrouver votre campagne ou y accéder également dans l’Historique des campagnes dans le statut Brouillon.

Cliquez sur le pictogramme du crayon de la campagne concernée pour reprendre l‘envoi de votre campagne.

De retour dans la page de création de la campagne emailing, il vous suffit de vérifier ou modifier le cas échéant et de cliquer sur Envoyer ou Programmer pour planifier l’envoi de la campagne.

Vous pouvez choisir d’envoyer immédiatement votre campagne ou de programmer son envoi à une date et heure précise.

Si on fait le choix d’envoyer la campagne immédiatement, il suffit de sélectionner Envoyer maintenant et de cliquer sur Programmer. Vérifiez les informations d’envoi dans le récapitulatif : les destinataires, votre message et ensuite cliquez sur Confirmer pour envoyer.

c. Programmer une campagne

Si vous choisissez de programmer votre campagne, il vous suffit de cliquer sur Programmer à une date, heure précise. Configurez la date et l’heure de l’envoi de votre campagne et cliquez sur Programmer.

Une fois votre campagne finalisée, vous arrivez sur la page récapitulative de la campagne, il ne vous reste plus qu’à vérifier l’ensemble des informations et de cliquer sur Confirmer pour valider définitivement la campagne.

Astuce : Depuis les 3 petits points de votre espace Gestion des créneaux, vous accédez directement à l’envoi d’une campagne emailing ou SMS. Simple et rapide, la cible est déjà complétée.

Vous pouvez également programmer des campagnes de rappel d’inscriptions ! Voir le tutoriel -> 

Votre campagne emailing a bien été programmée, on la retrouve sur l’Espace emailing dans le rapport Programmés. Lorsque la campagne sera envoyée à la date et heure prévues, elle passera automatiquement dans le rapport Envoyés.

Important, vous pouvez modifier ou supprimer l’envoi d’une campagne emailing programmée jusqu’à la date et l’heure de l’envoi. Cliquez sur Voir le détail du rapport Programmées ou accédez directement à votre Historique des campagnes > statut programmé. 

Cliquez sur le pictogramme Vue de la campagne concernée et choisissez si vous souhaitez Supprimer ou Modifier la campagne emailing.

A noter que pour toute campagne programmée, les emails de la cible sont actualisés juste avant l’envoi.

Côté participant

Le participant reçoit votre email à la date et heure programmées. Il a la possibilité de vous écrire en répondant directement à cet email si vous avez utilisé votre propre serveur SMTP. Une fois envoyé, vous recevrez son message sur votre boîte email renseignée dans Mon compte.

d. Consulter l’historique des campagnes

Pour consulter l’ensemble de vos campagnes emailing, tous statuts confondus (envoyées, brouillon, programmées, erreurs), vous pouvez cliquer sur Historique des campagnes.

Ou y accéder en cliquant sur Voir le détail du statut de campagne souhaité.

Dans cet espace vous pouvez faire une recherche par statut et par période concernée. Vous pouvez également rechercher par nom, par cible (inscrits, les non-inscrits, les désinscrits, pré-inscrits, présent, un groupe de contacts) ou par numéro de fiche d’activité.

Si votre campagne est en statut Brouillon, vous pouvez la modifier en cliquant sur le pictogramme du crayon ou la supprimer.

Si votre campagne est en statut Envoyé, vous pouvez voir le détail de la campagne emailing en cliquant sur le pictogramme Vue. Si vous cliquez sur Vue, vous pouvez créer une campagne emailing avec le même texte que l’email envoyé en cliquant sur “Envoyer un email avec ce contenu”.

Si votre campagne est en statut Programmé, vous pouvez accéder au détail de votre campagne programmé, modifier la campagne en cliquant sur le pictogramme Vue ou encore la supprimer.

Si votre campagne emailing est en statut En erreur, il vous suffit de cliquer sur le pictogramme Vue > Renvoyer la campagne.

2. Envoyer des emails à partir du menu Contacts

Pour envoyer des emails à partir de Contacts, il vous faut tout d’abord avoir créé un groupe de contacts. On vous invite à consulter notre tutoriel dédié pour créer un groupe de contacts. 

Une fois votre groupe de contacts créé, cliquez sur le pictogramme @ de la ligne du groupe à qui vous souhaitez écrire.

En créant une campagne emailing à partir de l’espace Gestionnaire des contacts, la cible présélectionnée sera automatiquement Un groupe de contacts. 

Dans la campagne, vous retrouvez dans Liste de diffusion le groupe sélectionné précédemment.

Il ne vous reste plus qu’à renseigner à présent le Nom de votre campagne, sélectionner un modèle si besoin, écrire l’objet de votre email, saisir votre texte ou modifier le texte si vous avez choisi un modèle.

Une fois votre email vérifié, cliquez sur Envoyer ou programmer.

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1. Confirmation d’inscription SMS & un rappel SMS depuis l’éditeur
2. Organisation de l’espace SMS
3. Créer un modèle SMS
4. Envoyer un SMS depuis l’espace SMS
5. Créer, envoyer & programmer une campagne SMS depuis l’espace SMS

1.Confirmation d’inscription SMS & un rappel SMS depuis l’éditeur

Depuis l’éditeur de votre fiche concernée rubrique Inscription – Paramètres d’envoi de SMS, vous pouvez programmer une confirmation d’inscription par SMS ou un rappel SMS.

Vous retrouvez votre crédit de SMS disponible et le Nom de l’expéditeur du SMS à renseigner.

1er cas – Confirmation d’inscription par SMS

Cochez Envoyer un SMS de confirmation d’inscription. 

Vous pouvez choisir d’utiliser un modèle déjà créé ou d’écrire votre texte souhaité. Utilisez les variables pour renseigner en un clic vos informations : la date, l’heure par exemple.

Une fois terminé, cliquez sur Valider. 

Une fois l’inscription de votre participant confirmé, il recevra en suivant sa confirmation d’inscription par SMS au numéro indiqué lors de son inscription.  

Vous pouvez voir en temps réel le nombre de SMS envoyés depuis votre Espace SMS accessible dans la rubrique Communication > SMS > SMS envoyés.

A noter que si le participant s’est inscrit à différentes activités, il recevra 1 seul SMS de confirmation d’inscription pour l’ensemble de son inscription.

2ème cas – SMS de rappel d’inscription

Vous pouvez choisir d’envoyer également ou seulement un SMS de rappel d’inscription.
Cochez Envoyer un SMS de rappel d’inscription, sélectionnez un modèle ou renseignez le texte SMS de rappel que vous souhaitez. 

Si votre fiche d’activité est à date unique, définissez la date et l’heure à laquelle vous souhaitez que les participants reçoivent un SMS de rappel dans le champs « Envoyer un rappel d’inscription avant le début de l’activité ». Nous vous conseillons/ préconisons de définir le rappel J -1 de votre événement.

Si votre fiche activité propose des créneaux, sur le champ « Envoyer un rappel d’inscription avant le début du créneau », renseignez « ____ jours » afin de paramétrer le nombre de jour(s) avant le rappel. Le SMS de rappel sera donc envoyé à J – le nombre de jours indiqué, avant le début du créneau ; l’heure d’envoi du SMS de rappel sera identique à celle du début du créneau. Si il n’y a pas d’heure renseignée sur votre créneau, par défaut l’envoi se fera à 10H.

Si vous souhaitez envoyer un SMS de rappel le jour J de votre créneau, renseignez « 0 » dans « ___ jours ». Vous pourrez alors définir l’heure d’envoi du rappel, de 1 à 4 heures avant le début du créneau.

Une fois terminé, cliquez sur Valider.

A noter que les inscriptions postérieures à la date du rappel ne recevront pas le SMS de rappel.

Pour chaque nouvelle inscription à votre événement, un SMS de rappel est automatiquement créé et programmé, vous pouvez les retrouver dans les SMS programmés de votre Espace SMS.

Plusieurs points importants à retenir :

• Les SMS sont envoyés aux participants, à condition que leur numéro de portable ait été renseigné. Dans le cas contraire, ils seront envoyés à la personne ayant effectué l’inscription.

• Si vous souhaitez modifier le texte du rappel SMS déjà programmé, accédez à l’éditeur de votre fiche concernée dans la rubrique Inscription > Paramètres d’envoi de SMS et modifiez directement les textes.

• Si votre formulaire d’inscription est à dates multiples, avec plusieurs activités à différents créneaux, un SMS de rappel sera envoyé pour chaque inscription à un créneau.

Par exemple, un participant s’ inscrit à plusieurs activités sur plusieurs jours, il recevra un SMS de rappel à J – la date que vous aurez indiqué dans le paramétrage du rappel pour chaque activité.

Si vous modifiez le formulaire d’inscription dans l’éditeur

Le SMS de rappel s’actualise et se modifie automatiquement lorsque vous modifiez des informations dans votre formulaire d’inscription par exemple la date ou l’heure d’un créneau. 

La date et l’heure de l’envoi de SMS de rappel se modifie et se recalcule automatiquement en fonction de la date de l’événement modifié. 

Après avoir modifié votre formulaire d’inscription, vous pouvez vérifier que les informations se soient bien actualisées en consultant les SMS programmés. Cliquez sur le pictogramme Vue de votre SMS de rappel pour voir un aperçu du SMS.

Si vous souhaitez envoyer le lien d’inscription par SMS à vos futurs participants, accédez à votre espace SMS et cliquez sur Programmer une campagne SMS.

Indiquez le nom de l’Expéditeur (limité à 11 caractères et il apparaît en tant qu’Expéditeur dans SMS reçu)

Choisissez un modèle si vous en avez et renseignez la Cible, le groupe de contact ou une liste d’inscrits/non inscrits.

SI vous choisissez en Cible les inscrits ou les non-inscrits, choisissez la fiche activité concernée et si votre fiche activité comprend des créneaux, il vous faudra sélectionner le créneau souhaité.

Une fois votre cible définie et votre message SMS rédigé, vous avez la possibilité dans une Campagne SMS d’envoyer un SMS de test avant d’envoyer votre campagne.

Si vous avez terminé, cliquez sur Valider. Vous pouvez choisir d’envoyer votre campagne tout de suite ou de programmer la campagne à une date et heure précise. 

Pour rappel : 

• Les campagnes SMS marketing sont des messages de type publicitaire à caractère promotionnel lors de communication de masse (promotions, soldes… etc). Les envois de campagnes SMS marketing ne sont pas autorisés la nuit entre 22h et 8h, les dimanches et les jours fériés.

• Les campagnes SMS d’information ne sont pas soumis à cette condition. Si vous programmez une campagne un dimanche, un jour férié ou entre 22h et 8h vous certifiez envoyer un message informatif à des personnes inscrites.

• Lors de l’envoi d’un SMS ou d’une campagne si l’un de vos contacts souhaite ne plus apparaître dans votre liste de diffusion il peut envoyer un STOP au numéro indiqué. Ce contact sera alors dans la rubrique Blacklist campagnes accessible depuis votre Espace SMS. Il ne recevra plus vos SMS ou campagnes SMS.