Gestion des intervenants

Cette fonctionnalité va vous permettre d’associer une activité ou un créneau à un intervenant (personne susceptible de pointer).

Dans le cadre d’une formation, cette association permettra au formateur (intervenant) de ne visualiser que la liste des inscrits aux sessions qu’il va dispenser (en règle avec la RGPD). En effet, dans le cas où une même formation est dispensée par plusieurs personnes, chacun des intervenants ne voit que les inscrits du créneau qui lui est affecté.

 

Rendez-vous dans votre espace administrateur, dans le Menu Paramétrages, Intervenants.

 

 

 

 

Cliquez sur Créer un intervenant, renseignez les informations de l’intervenant : Nom, Prénom, email et numéro de téléphone. 

 

Si vous ne voulez pas associer de fiche au moment de la création de l’intervenant, cliquez sur Valider  

Sinon, cliquez sur + Associer des fiches pour associer une ou plusieurs fiches d’activités à cet intervenant.

 

 

 

 

Vous pouvez associer une fiche quel que soit son statut (en cours, brouillon ou terminée)

 

A l’aide du pictogramme loupe vous pouvez rechercher la ou les fiches à associer, il vous suffit de renseigner son Numéro ou son Titre.

 

 

 

 

Un clic sur l’activité choisie vous permettra d’associer la fiche à l’intervenant.

 

Dans le cas d’une fiche gérant des créneaux, vous devrez cocher la fiche à associer et choisir le ou les créneaux à associer à l’intervenant.

Vos choix terminés, cliquez sur Valider.

 

 

 

 

C’est la seule façon d’associer un intervenant à une fiche d’activité, en revanche sur chacune des fiches, vous pouvez associer les intervenants créés directement sur les créneaux.

 

Dans le Paramétrage des créneaux de la fiche concernée, en création ou en importation, vous pouvez renseigner le nom de l’intervenant dans le champ Intervenant. Il vous suffit d’écrire le Nom et Prénom de l’intervenant exactement de la même manière qu’il est écrit dans Intervenants.

 

Une fois valider, l’intervenant sera automatiquement actualisé et la fiche sera associée à l’intervenant.

 

 

 

 

De retour dans le menu Paramétrages – Intervenants, vous pouvez cliquer sur Fiches associées pour vérifier que vos associations de fiches, créneaux ont bien été prises en compte.

 

 

 

Si vous souhaitez supprimer la fiche associée à cet intervenant, cliquez sur le pictogramme de la poubelle.

 

Pour communiquer le lien de pointage à l’intervenant, cliquez sur le pictogramme de l’emailing @, vous retrouvez en Expéditeur votre email, en Destinataire l’email renseigné de l’intervenant. Vous pouvez modifier l’Objet et le texte de l’email si vous le souhaitez.

 

Dans l’email on retrouve bien le lien de pointage qui servira à l’intervenant le jour J de la formation pour pointer les présents. Lorsque vous avez terminé, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur Envoyer le mail.

 

 

 

 

Depuis son smartphone, sa tablette ou son ordinateur, l’intervenant accèdera simplement et en temps réel à la liste des inscrits de la fiche ou session qui lui sont affectées.

 

 

 

 

Depuis le Gestionnaire des intervenants, vous pouvez accéder directement à l’espace de Pointage de l’intervenant en cliquant sur le pictogramme Pointage. Cet accès de pointage permet de retrouver l’ensemble des fiches et créneaux associés à cet intervenant sur un seul et même lien. Contrairement à l’étape d’avant où le lien de pointage est traité de façon individuel à la fiche et aux créneaux.

 

 

 

 

Si vous souhaitez envoyer le lien de cet accès de pointage à l’intervenant, il vous suffit de copier/coller le lien URL de cette page dans un emailing.

 

A tout instant depuis votre menu Paramétrages, Gestionnaire des intervenants, vous pouvez :

 

  • cliquer sur le pictogramme clic pour accéder au pointage

 

 

 

 

  • accéder à la liste des fiches associées à cet intervenant en cliquant sur le pictogramme liste

 

 

 

 

  • cliquer sur le pictogramme crayon pour Editer un intervenant et pouvoir modifier les informations de celui-ci

 

 

 

 

 

  • cliquer sur le pictogramme poubelle pour supprimer l’intervenant

 

 

 

 

Nous vous invitons également à consulter les tutoriels du pointage des inscrits et d’envoi d’une attestation de présence : cliquez ici.

 

 

Une question ?

Créer un code promotionnel | Édition d’un bon cadeau

Les codes promotionnels permettent de proposer à des internautes privilégiés des tarifs particuliers. Rien de plus simple pour en créer sur Linscription.com, nous allons également vous montrer dans la 2ème partie comment proposer l’édition d’un bon cadeau. Commençons ! 

 

1.Créer un code promotion

Rendez-vous dans votre Espace admin, Menu paramétrages – code promotionnels

 

 

 

 

Cliquez sur + Créer un code. Vous allez pouvoir renseigner toutes les informations relatives à ce code promotionnel à savoir le Code promo que l’internaute devra saisir lors de la validation de son inscription. Ce code sera à indiquer au niveau du panier.

 

 

 

 

Remplissez le champ Code promo, Désignation, il s’agit du libellé de ce code promo, il apparaîtra dans la fenêtre de confirmation de l’inscription. Renseignez la date de début et fin de validité de ce code promotionnel, et si vous souhaitez limiter le nombre d’utilisation du code, dans notre exemple notre code est valide tout le mois de juillet 2022 et il est limité à 10 utilisations.

 

 

 

 

Il ne vous reste plus qu’à remplir le type de remise que vous souhaitez appliquer à ce code : 3 types possibles : une remise en %, une remise unitaire ou une remise forfaitaire. 

A retenir, si votre fiche est en HT, il faut saisir la remise en HT.

Si vous avez terminé, cliquez sur Valider.  

 

Dans la fenêtre Gestion des codes promotionnels, on retrouve bien le code promotionnel créé. En cliquant sur le pictogramme Valider vous pouvez appliquer ce code promotionnel à l’ensemble de vos fiches activité, si par contre vous souhaitez désactiver ce code de toutes vos fiches, il vous suffit de cliquer sur le pictogramme de la croix. Si vous souhaitez consulter l’ensemble des fiches associées à ce code il vous suffit de cliquer sur le pictogramme de la liste. Grâce à la loupe vous pouvez rechercher un code promo, nous vous conseillons de sélectionner « Tous les codes » dans « Sélection » avant de faire votre recherche.

 

Si vous souhaitez modifier le code promotionnel ou appliquer directement ce code à une fiche activité, cliquez sur le pictogramme du crayon de la ligne concernée. Et pour supprimer définitivement le code, cliquez sur le pictogramme de la poubelle. 

 

 

 

 

 

 

Pour appliquer le code à une fiche activité, on clique sur le pictogramme du crayon de la ligne concernée, on clique sur + Associer des fiches. On sélectionne la fiche activité que l’on souhaite et ensuite on clique sur Valider pour appliquer le code à celle-ci.

 

Vous pouvez exporter à tout moment en format csv. l’ensemble de vos codes promotionnels créés en cliquant sur le picogramme Exporter.

 

 

 

 

Au niveau de l’éditeur de la fiche concernée par le code promotionnel, vous retrouverez dans la rubrique DescriptionDispositions financières, Code promotionnel, le (ou les) code(s) créé qui va être appliqué sur cette fiche.

 

 

 

 

Une fiche activité peut avoir plusieurs codes applicables, et un code peut s’appliquer à plusieurs fiches.

 

Si vous souhaitez éviter à un internaute en particulier, ou à un groupe d’internautes, qu’il saisisse le code au moment de s’inscrire, allez dans le menu Contacts de l’espace administrateur. Une fonction autorise le rattachement d’un code à un contact.

 

Dans ce cas, c’est le programme qui propose automatiquement le code promotionnel lorsqu’un internaute particulier est détecté.

 

 

 

2.Bon cadeau 

 

Si vous souhaitez donner la possibilité à l’internaute d’offrir un bon cadeau, il vous suffit d’aller dans l’éditeur de la fiche concernée, rubrique Justificatif  et de cocher Permettre à l’internaute d’envoyer le justificatif comme bon cadeau à un destinataire et d’enregistrer.

 

Côté internaute, il lui suffit de s’inscrire, de cliquer sur Quel est le nom de l’heureux bénéficiaire du bon cadeau ?, de renseigner le Nom et le prénom du bénéficiaire. Dans la page de confirmation de règlement, vous pourrez imprimer le bon vous-même si vous souhaitez le remettre en main propre, soit envoyer le lien par email au bénéficiaire qui pourra se l’imprimer. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un petit message au bénéficiaire.

 

 

 

 

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