Paramétrer la gestion des créneaux | Prise de RDV

 

 

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Véritable système de réservation en ligne, cette fonctionnalité est indispensable lorsque vous devez fractionner les inscriptions en différentes sessions ou encore proposer différents ateliers, différents lieux, différentes dates.

 

Pour y accéder, cliquez sur le picto Crayon pour accéder à l’éditeur de la fiche concernée par la Gestion des créneaux.

Cochez Créneaux multiples et paramétrez les informations relatives à l’ensemble des créneaux.

Aidez-vous des ? ou bien passez la souris sur chaque paramètre afin de découvrir son utilité.

 

 

 

 

Une fois les paramètres communs définis, cliquez sur Ajouter/Modifier les créneaux.

 

 

 

 

Ensuite cliquez sur + Ajouter un créneau pour commencer à créer vos différents créneaux.

 

Si vos propositions sont sur une seule journée, renseignez la journée concernée mais vous avez aussi la possibilité de créer en une seule fois l’ensemble des propositions sur une période. Cette fonctionnalité est utile lorsqu’il y a une récurrence des créneaux, par exemple, cours de gym, tous les mardis de 9h à 10h du 07 juin au 31 août.

 

 

 

 

Pour chaque créneau, vous pouvez renseigner, en fonction de vos besoins :

 

  • un intitulé
  • des horaires
  • les dates de début et de fin de parution (la date de fin de parution correspond à la date au-delà de laquelle le créneau n’est plus soumis à inscription)
  • si le créneau correspond à un webinaire vous pouvez saisir ici le lien URL de la visioconférence qui sera alors rappelé dans l’email de confirmation d’inscription – Voir le tutoriel dédié
  • un quota (un nombre maximum d’inscriptions), visible ou pas pour l’internaute ; en fonction de votre choix de paramétrage, une fois atteint, la mention “complet” remplacera la case à cocher ou bien le créneau disparaîtra
  • une liste d’attente, celle-ci prendra le relai lorsque le quota principal sera atteint
  • un test chevauchement, ce qui évitera à l’internaute de s’inscrire 2 fois le même jour aux mêmes horaires par exemple
  • un tarif spécifique
  • de pré-sélectionner le créneau = imposer le choix du créneau à l’internaute
  • 2 critères, qui permettent à l’internaute de filtrer sur ce à quoi il souhaite s’inscrire ; le critère n°1 servira également à limiter le nombre d’inscription autorisé sur ce dernier (par exemple 2 inscriptions autorisées sur des créneaux mentionnant SEMAINE 42 en critère n°1 – Voir « Tester un nombre limite d’inscriptions sur le critère n°1 des créneaux ».
  • le nom d’un intervenant
  • un commentaire, il apparaitra sous forme de ? sur chacun des créneaux et sera repris dans l’email de confirmation d’inscription

 

 

 

 

Lorsque vous avez terminé d’ajouter l’ensemble de vos créneaux, il vous suffit de cliquer sur Valider.
Dans la fenêtre Paramétrage des créneaux vous retrouvez l’ensemble des créneaux ajoutés. Vous pouvez à tout moment modifier un créneau en cliquant sur le pictogramme du crayon en bout de ligne du créneau concerné.

 

Vous pouvez ajouter un formateur (n’apparait que dans le cadre d’un catalogue personnalisé) et affiner vos paramétrages de tarifs (uniquement dans le cadre d’un portail personnalisé), n’hésitez pas à passer la souris sur chaque paramètre afin de découvrir son objectif.

 

Vous allez pouvoir définir le titre de vos critères (ville & thème par exemple) en cliquant sur le pictogramme du Crayon.

Ces critères permettront de créer des filtres côté internaute.

 

 

 

 

Vous avez la possibilité de filtrer votre recherche de créneau pas mois ou par date et également en fonction du critère 1 et/ou critère 2.

 

 

 

 

Importer des créneaux va vous permettre de télécharger l’ensemble de vos créneaux à partir d’un fichier au format * .csv (1 modèle est fourni). Si vous souhaitez importer des créneaux depuis un fichier en quelques clics, c’est facile, suivez notre tutoriel dédié juste ici.

 

Vous pouvez également Exporter les disponibilités de l’ensemble des créneaux pour comparer leurs quotas, le nombre d’inscriptions et le nombre de places disponibles.

 

Et pour finir Modifier les disponibilités et les quotas d’une plage de créneaux.

 

 

 

 

 

A l’aide du bouton Quelles données souhaitez-vous modifier ?, vous pouvez modifier la disponibilité des créneaux de la plage sélectionnée, et dans ce cas les quotas se calculent automatiquement en fonction des inscriptions de chaque créneau. Soit modifier le quotas des créneaux choisis, et dans ce cas : si, sur un créneau il y a plus d’inscrits que le quota demandé, alors ce quota est égal au nombre d’inscrits et il n’y a plus de disponibilités pour ce créneau.

 

Voir le formulaire vous permet d’accéder au sélecteur de créneaux tel qu’il est proposé aux participants.

 

 

 

 

La Gestion des créneaux, comment ça se présente ?

 

Côté administrateur, une fois les paramétrages de l’éditeur validés, le pictogramme agenda de votre fiche activité apparaît en orange : C’est un accès rapide pour accéder à la gestion de vos créneaux. Cliquez sur l’icône du « Clic » de votre fiche pour visualiser côté internaute.

 

 

 

 

De son côté l’internaute, après avoir cliqué sur le bouton d’inscription, visualise et choisit simplement dans une liste les différents choix proposés.

 

Plusieurs choix :

 

 

 

Choix unique :

 

 

 

 

Personnalisation des justificatifs :

Vous trouverez lors de la personnalisation de vos justificatifs (email de confirmation d’inscription, ebillet…) des variables du type %créneaux% qui permettent de reprendre les choix du participant.

 

Pour aller plus loin …

La fonctionnalité de gestion des créneaux peut être associée à celle des options tarifaires (différents tarifs en fonction de critères précis) et même à celle de la grille tarifaire (dégressivité des tarifs en fonction des quantités) permettant ainsi d’affiner au plus juste vos propositions !

 

Une question ?

Importer des créneaux

 

 

 

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Gagnez du temps dans la création de vos créneaux en utilisant la fonctionnalité Importer des créneaux.

Commençons, rendez-vous dans votre espace administrateur Linscription.com.

 

Cliquez sur le pictogramme agenda de la fiche concernée. La fenêtre Paramétrage des créneaux va s’ouvrir, vous allez pouvoir choisir d’ajouter créneau par créneau en cliquant + Ajouter un créneau ou choisir d’importer l’ensemble de vos créneaux en cliquant sur + Importer des créneaux.

 

 

 

 

Cliquez sur + Importer des créneaux.

 

 

 

 

Une fenêtre va s’ouvrir, si  vous n’avez pas encore créé de fichier dédié à vos créneaux, nous vous conseillons de télécharger notre modèle de fichier (format .csv).

 

 

 

 

Il vous suffit de télécharger le fichier et de remplir chaque colonne avec les données de vos créneaux.

Pour renseigner le fichier généré, nous vous invitons à suivre les instructions de l’aide en cliquant sur ?. Plusieurs règles sont à respecter avant de l’importer. 

 

 

 

 

Après l’avoir enregistré avec un nom sans accent et sans espace, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur Choisir un fichier et le sélectionner. N’oubliez pas, le fichier à importer doit être au format .csv.

 

 

 

 

Une fois votre fichier importé, une nouvelle fenêtre va s’ouvrir et vous indiquer le nombre de lignes de créneaux qui va être importé. Le nombre indiqué doit normalement correspondre à celui de votre fichier, si c’est le cas, cliquez sur Importer

 

 

 

 

Si il ne correspond pas, nous vous conseillons de bien regarder votre fichier, vérifier si vous avez bien respecté la nomenclature du document et répéter l’action. 

Une fois que votre fichier est importé, vous retrouvez l’ensemble de vos données dans la fenêtre Paramétrage des créneaux.

 

 

 

 

Vérifiez que toutes vos données sont bien présentes. Si vous souhaitez modifier un créneau, c’est possible cliquez sur le pictogramme crayon de la ligne concernée.

 

 

 

 

Si vous utilisez les critères 1 ou 2 dans vos créneaux, pensez à renseigner leur titre.

 

 

 

 

Si vous souhaitez avoir un aperçu du rendu de vos créneaux dans votre formulaire, il vous suffit de cliquer sur Voir le formulaire

 

 

 

 

Vous retrouvez l’ensemble des créneaux importés, il ne reste plus qu’à tester une inscription.

 

 

 

 

Importez vos créneaux en quelques clics, c’est facile sur Linscription.com !

 

Une question ?

Communication d’une URL visio lors de l’inscription

 

Linscription.com facilite la mise en place de vos événements en ligne : webinaire, visites virtuelles, cours et ateliers en ligne en générant automatiquement pour vous l’URL de visio. 

 

Vous allez pouvoir accompagner vos participants dès leur inscription jusqu’à votre événement en ligne en leur communiquant automatiquement dans l’email de confirmation d’inscription le lien URL pour participer à votre visioconférence le jour J.

Vous ne vous occupez de rien, Linscription.com s’en charge. Comment ?

 

Le principe est simple : une url de visio est rattachée à un créneau de votre formulaire. Quand l’internaute s’inscrit il reçoit le lien de l’url. Le jour J il a juste à cliquer sur son lien, et vous vous connectez de votre côté à partir de la liste des participants au créneau.

 

Si vous souhaitez créer une visio en tête à tête il faut que votre créneau ait un quota de 1. Autrement dit une seule personne peut s’inscrire.

 

Un accès simplifié à votre événement virtuel !

Pour générer le lien, plusieurs accès sont possibles. Tout d’abord rendez-vous dans le paramétrage des créneaux de la fiche concernée :

 

 

 

 

1er accès : si vous avez déjà créé un créneau à votre formulaire

Il vous suffit de modifier le créneau en cliquant sur le pictogramme crayon de la ligne concernée, cocher Générer une URL de visio et valider. Si vous retournez sur le pictogramme crayon, vous pouvez voir que l’URL visio a bien été généré automatiquement.

 

 

 

 

 

 

2ème accès : si vous ajoutez un nouveau créneau à votre formulaire

Cliquez sur + Ajouter un créneau, renseignez la date de votre créneau puis cliquez sur + Ajouter un créneau. Renseignez toutes les informations relatives au créneau, cochez Générer une URL de visio et pour finir cliquez sur Valider. Notre outil génère automatiquement l’URL de visio dès la validation du créneau. Si vous souhaitez vérifier que l’URL visio a bien été créé, cliquez sur le pictogramme crayon du nouveau créneau créé. On retrouve dans le champ URL visio l’URL générée automatiquement.

 

 

 

 

 

 

3ème possibilité : si vous importez des créneaux à partir d’un fichier *csv

Tout d’abord, nous vous conseillons de télécharger le fichier modèle des créneaux accessible lorsque vous cliquez sur Importer des créneaux. Si vous utilisez votre fichier *csv, veillez à bien suivre les instructions indiquées dans le ? , à savoir ajouter une colonne URL_AUTO à votre document et mettre 1 dans chaque ligne de cette colonne si vous souhaitez que notre outil génère automatiquement une URL visio lors de l’import du fichier.

 

 

 

 

Comment vous connecter à votre visio ?

Rendez-vous dans la liste des participants, sélectionnez le créneau concerné, et cliquez sur le lien visio. Vous voilà connecté sur votre visio.

 

 

 

 

L’outil visio que nous embarquons : Jitsi Meet

Linscription.com a choisi d’utiliser la solution sécurisée de visio/audio-conférence Jitsi Meet  pour sa simplicité et son respect des données personnelles.

Jitsi Meet est un outil de visio Open Source. Nous générons automatiquement des URLs de visio Jitsi Meet cryptées et uniques. Votre webinaire est accessible uniquement à partir de l’URL générée.

 

Autre avantage : rien à installer, aucune création de compte de votre part ou de vos participants.

Le participant rejoint l’événement à partir de l’URL reçue dans son email de confirmation d’inscription, tout simplement.

 

 

 

Ça va vous changer la vie ! 

 

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