Paramétrer la gestion des créneaux | Prise de RDV

 

 

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Véritable système de réservation en ligne, cette fonctionnalité est indispensable lorsque vous devez fractionner les inscriptions en différentes sessions ou encore proposer différents ateliers, différents lieux, différentes dates.

 

Pour y accéder, cliquez sur le picto Crayon pour accéder à l’éditeur de la fiche concernée par la Gestion des créneaux.

Cochez Créneaux multiples et paramétrez les informations relatives à l’ensemble des créneaux.

Aidez-vous des ? ou bien passez la souris sur chaque paramètre afin de découvrir son utilité.

 

 

 

 

Une fois les paramètres communs définis, cliquez sur Ajouter/Modifier les créneaux.

 

 

 

 

Ensuite cliquez sur + Ajouter un créneau pour commencer à créer vos différents créneaux.

 

Vous pouvez choisir de créer un créneau à date unique ou un créneau multisessions. Le créneau à date unique est une session à une seule date et le créneau multisessions vous permet de proposer au participant de s’inscrire à un créneau qui comprend un ensemble de sessions. Vous pourrez ainsi gérer chacune des sessions de façon indépendante (rappel, pointage …).

 

Cliquez ici si vous souhaitez accéder au tutoriel dédié aux créneaux multisessions.

 

 

 

 

On clique sur Un créneau à date unique.

Si vos propositions sont sur une seule journée, renseignez la journée concernée mais vous avez aussi la possibilité de créer en une seule fois l’ensemble des propositions sur une période. Cette fonctionnalité est utile lorsqu’il y a une récurrence des créneaux, par exemple, cours de gym, tous les mardis de 9h à 10h du 07 juin au 31 août.

 

 

 

Pour chaque créneau, vous pouvez renseigner, en fonction de vos besoins :

 

  • un intitulé
  • des horaires
  • les dates de début et de fin de parution (la date de fin de parution correspond à la date au-delà de laquelle le créneau n’est plus soumis à inscription)
  • si le créneau correspond à un webinaire vous pouvez saisir ici le lien URL de la visioconférence qui sera alors rappelé dans l’email de confirmation d’inscription – Voir le tutoriel dédié
  • un quota (un nombre maximum d’inscriptions), visible ou pas pour l’internaute ; en fonction de votre choix de paramétrage, une fois atteint, la mention “complet” remplacera la case à cocher ou bien le créneau disparaîtra
  • une liste d’attente, celle-ci prendra le relai lorsque le quota principal sera atteint
  • un test chevauchement, ce qui évitera à l’internaute de s’inscrire 2 fois le même jour aux mêmes horaires par exemple
  • un tarif spécifique
  • de pré-sélectionner le créneau = imposer le choix du créneau à l’internaute
  • 2 critères, qui permettent à l’internaute de filtrer sur ce à quoi il souhaite s’inscrire ; le critère n°1 servira également à limiter le nombre d’inscription autorisé sur ce dernier (par exemple 2 inscriptions autorisées sur des créneaux mentionnant SEMAINE 42 en critère n°1 – Voir “Tester un nombre limite d’inscriptions sur le critère n°1 des créneaux”.
  • le nom d’un intervenant
  • un commentaire, il apparaitra sous forme de ? sur chacun des créneaux et sera repris dans l’email de confirmation d’inscription

 

 

Lorsque vous avez terminé d’ajouter l’ensemble de vos créneaux, il vous suffit de cliquer sur Valider.
Dans la fenêtre Paramétrage des créneaux vous retrouvez l’ensemble des créneaux ajoutés. Vous pouvez à tout moment modifier un créneau en cliquant sur les trois points de la ligne du créneau concerné > Modifier.

 

Vous pouvez ajouter un formateur (n’apparait que dans le cadre d’un catalogue personnalisé) et affiner vos paramétrages de tarifs (uniquement dans le cadre d’un portail personnalisé), n’hésitez pas à passer la souris sur chaque paramètre afin de découvrir son objectif.

 

A partir des trois points de la ligne du créneau concerné vous allez pouvoir modifier le créneau > Modifier, dupliquer le créneau > Dupliquer, supprimer le créneau > Supprimer, consulter la liste des participants au créneau > Participants.

 

Mais aussi Annuler le créneau, un lien d’annulation du créneau est accessible à partir des 3 petits points, il clôture les inscriptions et propose l’envoi d’un modèle d’email et ou SMS (si crédits SMS suffisants) à tous les participants. Les modèles d’emails et de SMS sont paramétrables par vos soins dans le menu Communication. “Annuler le créneau” entraîne la désinscription automatique et irréversible de tous les participants du créneau.

 

 

Une fois votre créneau annulé, la mention « (Annulé) » apparait à côté du titre du créneau. Il est possible de rétablir le créneau en allant dans les trois petits points, Modifier, en supprimant la mention (Annulé) à côté du titre et de Valider.

 

 

 

 

Le créneau est réactivé avec aucune inscription, aucun des participants précédents n’est informé de la nouvelle disponibilité du créneau. Fonctionnalité uniquement disponible sur les formulaires gratuits.

 

 

Vous pouvez également accéder directement à l’envoi d’une campagne emailing ou SMS > Envoyer un emailing, Envoyer un SMS, la cible est déjà complétée !

 

Vous allez pouvoir définir le titre de vos critères (ville & thème par exemple) en cliquant sur le pictogramme du Crayon.

Ces critères permettront de créer des filtres côté participant.

 

 

 

 

Vous avez la possibilité de filtrer votre recherche de créneau pas mois ou par date et également en fonction du critère 1 et/ou critère 2.

 

 

 

 

Importer des créneaux va vous permettre de télécharger l’ensemble de vos créneaux à partir d’un fichier au format * .csv (1 modèle est fourni). Si vous souhaitez importer des créneaux depuis un fichier en quelques clics, c’est facile, suivez notre tutoriel dédié juste ici.

 

Vous pouvez également Exporter les disponibilités de l’ensemble des créneaux pour comparer leurs quotas, le nombre d’inscriptions et le nombre de places disponibles.

 

Et pour finir Modifier les disponibilités et les quotas d’une plage de créneaux.

 

 

 

 

 

 

A l’aide du bouton Quelles données souhaitez-vous modifier ?, vous pouvez modifier la disponibilité des créneaux de la plage sélectionnée, et dans ce cas les quotas se calculent automatiquement en fonction des inscriptions de chaque créneau. Soit modifier le quotas des créneaux choisis, et dans ce cas : si, sur un créneau il y a plus d’inscrits que le quota demandé, alors ce quota est égal au nombre d’inscrits et il n’y a plus de disponibilités pour ce créneau.

 

Voir le formulaire vous permet d’accéder au sélecteur de créneaux tel qu’il est proposé aux participants.

 

 

 

La Gestion des créneaux, comment ça se présente ?

 

Côté administrateur, une fois les paramétrages de l’éditeur validés, le pictogramme agenda de votre fiche activité apparaît en orange : C’est un accès rapide pour accéder à la gestion de vos créneaux. Cliquez sur l’icône du “Clic” de votre fiche pour visualiser côté participant.

 

 

 

De son côté le participant, après avoir cliqué sur le bouton d’inscription, visualise et choisit simplement dans une liste les différents choix proposés.

 

Plusieurs choix :

 

 

 

Choix unique :

 

 

 

 

Personnalisation des justificatifs :

Vous trouverez lors de la personnalisation de vos justificatifs (email de confirmation d’inscription, ebillet…) des variables du type %créneaux% qui permettent de reprendre les choix du participant.

 

Pour aller plus loin …

La fonctionnalité de gestion des créneaux peut être associée à celle des options tarifaires (différents tarifs en fonction de critères précis) et même à celle de la grille tarifaire (dégressivité des tarifs en fonction des quantités) permettant ainsi d’affiner au plus juste vos propositions !

 

Une question ?

Importer des créneaux

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Gagnez du temps dans la création de vos créneaux en utilisant la fonctionnalité Importer des créneaux.

Commençons, rendez-vous dans votre espace administrateur Linscription.com.

 

Cliquez sur le pictogramme agenda de la fiche concernée. La fenêtre Paramétrage des créneaux va s’ouvrir, vous pouvez choisir d’importer créneaux par créneaux en cliquant sur le bouton « Ajouter un créneau » ou choisir d’importer en quelque clics l’ensemble de nos créneaux en cliquant sur « Importer des créneaux ». Il est possible d’importer des créneaux multisessions mais également des créneaux à date unique depuis l’espace « Paramétrage des créneaux ».

 

 

 

 

Cliquez sur + Importer des créneaux.

Une fenêtre va s’ouvrir, si vous n’avez pas encore créé de fichier dédié à vos créneaux, nous vous conseillons de télécharger notre modèle de fichier (format .csv ; séparateur point-virgule). » Attention si vous souhaitez importer seulement des sessions, il vous faudra télécharger le modèle associé aux sessions accessible depuis l’espace Paramétrage des sessions > importer des sessions. Un exemple de modèle de fichier est disponible si besoin.

 

 

 

 

Il vous suffit de télécharger le fichier et de remplir chaque colonne avec les données de vos créneaux.

Pour renseigner le fichier généré, nous vous invitons à suivre les instructions de l’aide en cliquant sur ?. Plusieurs règles sont à respecter avant de l’importer. 

 

 

 

 

Plusieurs règles sont à respecter avant d’importer votre fichier. La colonne « Numéro de créneau » et « Numéro de session » sont à remplir dans le cadre d’un créneau multisessions. Dans la colonne « Numéro créneau », il vous faut mettre un nombre qui servira de clé si il y a des sessions. Ce nombre sera à répéter dans la colonne pour chaque session associée à ce créneau. Dans notre exemple, on a mis dans la colonne « Numéro créneau » : 20 sur la ligne de notre créneau et on retrouve bien le numéro 20 sur la ligne de chacune de nos sessions que l’on souhaite associer à ce créneau.

 

Dans la colonne « Numéro session », il vous faut mettre 0 dans la ligne de votre créneau et numéroté en suivant 1, 2 … pour chaque session et attention il ne faut pas remplir les colonnes QUOTA et QUOTA LISTE D’ATTENTE lorsqu’il s’agit d’une session. Dans notre exemple on souhaite également importer un créneau à date unique, il suffit de remplir l’ensemble des colonnes sauf les colonnes « Numéro créneau » et « Numéro sessions ».

 

 

 

 

Une fois qu’on a terminé, on enregistre bien le fichier en csv séparateur point-virgule, on clique sur « Fichier de créneaux à importer », on sélectionne notre fichier et on clique sur « Ouvrir ».

 

 

 

 

Une fois votre fichier importé, une nouvelle fenêtre va s’ouvrir et vous indiquer le nombre de lignes de créneaux qui va être importé. Le nombre indiqué doit normalement correspondre à celui de votre fichier, si c’est le cas, cliquez sur Importer

 

 

 

 

Si il ne correspond pas, nous vous conseillons de bien regarder votre fichier, vérifier si vous avez bien respecté la nomenclature du document et répéter l’action. 

Une fois que votre fichier est importé, vous retrouvez l’ensemble de vos données dans la fenêtre Paramétrage des créneaux.

 

 

 

 

Vérifiez que toutes vos données sont bien présentes. Les créneaux multisessions se distinguent facilement des créneaux à date unique grâce au picto présent en début de ligne. Le créneau multisessions s’affiche avec la date et l’heure de la première session du créneau.

 

Si vous souhaitez modifier les informations des créneaux, il vous faut cliquer sur les trois petits points de la ligne concernée > Modifier. Pour le cas d’un créneau multisessions, en cliquant sur « modifier » on modifie les paramétrages de notre créneau et en cliquant sur « Sessions » on accède aux paramétrages des sessions de notre créneau.

 

 

 

Cliquez sur « Sessions ». Dans cet espace on retrouve les mêmes fonctionnalités que dans le paramétrage des créneaux mais dédiées aux sessions. On peut modifier les informations renseignées sur les sessions en cliquant sur les trois petits  points de la session souhaitée puis « modifier ». Depuis cet espace, il est possible d’Ajouter une session et Importer des sessions. Si vous souhaitez Importer des sessions, un tutoriel dédié à la fonctionnalité Créneau multisessions est accessible en cliquant juste ici !

 

 

 

 

Retour sur l’espace Paramétrage des créneaux, si on utilise les critères n°1 et n°2, il faut penser à bien renseigner leur titre, vous pouvez les modifier en cliquant sur le crayon. Nous avons terminé d’importer nos créneaux.

 

 

 

 

Si vous souhaitez avoir un aperçu du rendu de vos créneaux dans votre formulaire, il vous suffit de cliquer sur Voir le formulaire.

Vous retrouvez l’ensemble des créneaux importés, lorsqu’un créneau est multisessions un picto 31 apparaît sur sa ligne. Il suffit de cliquer sur le picto pour voir apparaître les sessions associées.

 

 

 

 

Importez vos créneaux en quelques clics sur Linscription.com !

 

Une question ?

Liste d’attente sur créneau

Voici les paramétrages à effectuer pour faire passer automatiquement vos participants inscrits en liste d‘attente vers la liste principale, si une ou plusieurs places se libèrent.

Cette fonctionnalité est réservée aux activités à créneaux multiples.

Dans votre fiche activité « Créneaux multiples », « un choix unique », cochez « Autoriser le passage automatique de liste d’attente vers liste principale ».

Cette automatisation n’est possible que dans le cas de désinscription faite par l’organisateur depuis l’espace administrateur ou bien directement par le participant si vous lui en donnez la possibilité dans la rubrique Inscription, Permettre au participant de se désinscrire.

Si vous avez paramétré un email ou un SMS de rappel d’inscription, celui-ci sera automatiquement créé pour le participant qui passe de la liste d’attente vers la liste principale.

Cas fiche activité en “Affichage mode “Prise de rendez-vous
Lorsque le quota principal du créneau est atteint et que vous avez défini un quota liste d’attente, une * apparait à côté du créneau concerné. Le participant est informé tout au long de son inscription qu’il s’inscrit sur liste d’attente au créneau.

Exemple : J’ai un créneau complet avec un quota de 5 participants. J’ai une inscription avec 3 participants, l’inscripteur désinscrit les 3 participants via le lien de désinscription de l’email de confirmation d’inscription.
L’outil va chercher automatiquement la première inscription en attente, en vérifiant si le nombre de participants à basculer correspond :

  • Inscription en liste d’attente n°1 : l’inscription se compose de 5 participants, cette inscription reste en liste d’attente. (5>3)
  • Inscription en liste d’attente n°2 : l’inscription se compose de 2 participants, l’inscription est basculée automatiquement en liste principale. (3>=2) Il reste donc 1 place disponible.
  • Inscription en liste d’attente n°3 : l’inscription suivante se compose de 2 participants, l’inscription reste en liste d’attente. (2>1)
  • Inscription en liste d’attente n°4 : l’inscription se compose d’un participant, l’inscription est basculée automatiquement en liste principale (1>=1)

Le créneau est à présent complet.

Lorsqu’une inscription passe de la liste d’attente à la liste principale, un email est envoyé aux participants et un SMS/email de rappel est programmé à l’inscripteur si l’option est bien cochée dans la fiche activité.

Une question ?

Communication d’une URL visio lors de l’inscription

Linscription.com facilite la mise en place de vos événements en ligne : webinaire, visites virtuelles, cours et ateliers en ligne en générant automatiquement pour vous l’URL de visio. 

 

Vous allez pouvoir accompagner vos participants dès leur inscription jusqu’à votre événement en ligne en leur communiquant automatiquement dans l’email de confirmation d’inscription le lien URL pour participer à votre visioconférence le jour J.

Vous ne vous occupez de rien, Linscription.com s’en charge. Comment ?

 

Le principe est simple : une url de visio est rattachée à un créneau de votre formulaire. Quand l’internaute s’inscrit il reçoit le lien de l’url. Le jour J il a juste à cliquer sur son lien, et vous vous connectez de votre côté à partir de la liste des participants au créneau.

 

Si vous souhaitez créer une visio en tête à tête il faut que votre créneau ait un quota de 1. Autrement dit une seule personne peut s’inscrire.

 

Un accès simplifié à votre événement virtuel !

Pour générer le lien, plusieurs accès sont possibles. Tout d’abord rendez-vous dans le paramétrage des créneaux de la fiche concernée :

 

 

 

 

1er accès : si vous avez déjà créé un créneau à votre formulaire

Il vous suffit de modifier le créneau en cliquant sur le pictogramme crayon de la ligne concernée, cocher Générer une URL de visio et valider. Si vous retournez sur le pictogramme crayon, vous pouvez voir que l’URL visio a bien été généré automatiquement.

 

 

 

 

2ème accès : si vous ajoutez un nouveau créneau à votre formulaire

Cliquez sur + Ajouter un créneau, renseignez la date de votre créneau puis cliquez sur + Ajouter un créneau. Renseignez toutes les informations relatives au créneau, cochez Générer une URL de visio et pour finir cliquez sur Valider. Notre outil génère automatiquement l’URL de visio dès la validation du créneau. Si vous souhaitez vérifier que l’URL visio a bien été créé, cliquez sur le pictogramme crayon du nouveau créneau créé. On retrouve dans le champ URL visio l’URL générée automatiquement.

 

 

 

 

 

3ème possibilité : si vous importez des créneaux à partir d’un fichier *csv

Tout d’abord, nous vous conseillons de télécharger le fichier modèle des créneaux accessible lorsque vous cliquez sur Importer des créneaux. Si vous utilisez votre fichier *csv, veillez à bien suivre les instructions indiquées dans le ? , à savoir ajouter une colonne URL_AUTO à votre document et mettre 1 dans chaque ligne de cette colonne si vous souhaitez que notre outil génère automatiquement une URL visio lors de l’import du fichier.

 

 

 

 

Comment vous connecter à votre visio ?

Rendez-vous dans la liste des participants, sélectionnez le créneau concerné, et cliquez sur le lien visio. Vous voilà connecté sur votre visio.

 

 

 

 

L’outil visio que nous embarquons : Jitsi Meet

Linscription.com a choisi d’utiliser la solution sécurisée de visio/audio-conférence Jitsi Meet  pour sa simplicité et son respect des données personnelles.

Jitsi Meet est un outil de visio Open Source. Nous générons automatiquement des URLs de visio Jitsi Meet cryptées et uniques. Votre webinaire est accessible uniquement à partir de l’URL générée.

 

Autre avantage : rien à installer, aucune création de compte de votre part ou de vos participants.

Le participant rejoint l’événement à partir de l’URL reçue dans son email de confirmation d’inscription, tout simplement.

 

 

 

Ça va vous changer la vie ! 

 

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